展示会にコンパニオンを配置したい！ 2つの役割と依頼時のポイント

展示会で自社ブースへ立ち寄ってもらうには、参加者への声かけやフォローを行い興味関心を惹くことが重要となります。参加者への対応は基本的に自社の従業員が行いますが、外部からコンパニオンの派遣を依頼することも可能です。

展示会の出展を控える企業担当者のなかには「コンパニオンにはどのような役割があるのか」「コンパニオンを配置するときのポイントはあるか」など気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、展示会におけるコンパニオンの役割や派遣を依頼する際に押さえておくポイントについて解説します。

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展示会におけるコンパニオンの役割

展示会の自社ブースにコンパニオンを配置すると、参加者の注目を集めて訪問を促したり、よい印象を持ってもらったりすることが期待できます。コンパニオンの役割には、主に以下の2つが挙げられます。

参加者を自社ブース内へ誘導する

参加者を自社ブース内へと誘導することもコンパニオンが担う役割の一つです。企業の従業員が積極的に声かけを行うと、参加者に近寄りがたい印象を持たれてしまう可能性があります。

展示会の集客に関する経験・ノウハウを持つコンパニオンが参加者への声かけを行うことで、自社ブースへの誘導を促進しやすくなると期待できます。

また、参加者を出迎えて受付まで誘導したり、外国語での対応を行ったりして参加者とスムーズなコミュニケーションをとると、好印象につながりやすくなります。

運営のサポートを行う

展示会のコンパニオンは、当日の運営をサポートする役割があります。展示会の当日には、参加者へのさまざまな対応が発生します。

▼参加者への対応

• 受付
• 名刺の受け取り
• パンフレットやフライヤー、ノベルティの配布
• 商材の説明
• セミナーの案内
• アンケートの回収　など

自社の従業員がすべて対応する場合には、人手が足りず参加者に対して十分なフォローを行えない可能性があります。

コンパニオンにリードの獲得に関する対応を任せることにより、従業員が商品説明やセミナー、商談などの出展企業にしかできない業務に注力できるようになり、効率的な運営につながります。

コンパニオンの派遣を依頼する際の費用相場

コンパニオンの派遣を依頼する際の費用は、派遣会社や依頼する業務の内容によって異なります。一般的な費用相場は、以下のとおりです。

▼コンパニオンの派遣依頼にかかる1日当たりの費用相場

MC・ナレーターの経験が豊富なコンパニオンの場合には、1日当たりの費用が高くなることがあります。また、展示会で着用する衣装のレンタルや遠方への派遣を依頼する場合には、追加の費用が発生します。

ただし、上記の費用相場はあくまで目安であるため、派遣会社によって費用が異なります。詳しくは、依頼を検討している派遣会社に直接お問合せください。

コンパニオンの派遣を依頼する際のポイント

展示会でコンパニオンの派遣を依頼する際は、自社が求める人物像に合ったキャストが在籍している派遣会社を選ぶとともに、当日の運営をスムーズに行える体制を整えることが重要です。

➀派遣実績を確認する

コンパニオンの派遣実績を確認しておくことがポイントです。

派遣会社によってコンパニオンを派遣しているイベントの種類は異なります。企業向けの展示会やセミナー、PRイベントなどの豊富な派遣実績を持つ会社に依頼すると、質の高い接客ときめ細かなサポートが期待できます。

また、展示会で配置するコンパニオンは企業の顔となり、言葉遣いや立ち振る舞いは参加者の印象を左右します。安心して参加者への対応を任せられるように、キャストが過去に参加した展示会の経験についても確認しておくことが重要です。

②自社が求める人物像を詳細に伝える

派遣会社にコンパニオンの派遣を依頼する際は、キャスティングしてほしい人物像を詳細に伝えることがポイントです。

キャストによってコンパニオンの経験やスキル、得意分野、その人物が持つ雰囲気などは異なります。企業や商材のイメージをよりよくするには、どのような人物にコンパニオンを依頼したいかを明確にしておくことが重要です。

▼派遣会社に伝えておく情報

• 展示会のテーマ
• コンパニオンに依頼したい対応（求める経験・スキル）
• 企業や商材のイメージ
• 衣装のジャンル　など

派遣会社のなかには、派遣を依頼できるキャストのプロフィールをWebサイトで公開しているところもあります。

③タイムスケジュールや対応マニュアルを共有する

派遣を依頼するコンパニオンが決まったら、事前に打ち合わせを行いタイムスケジュールや対応マニュアルを共有しておくことが重要です。

▼事前にコンパニオンへ共有しておく事項

• 展示会場への入り時間・集合場所
• 稼働時間・休憩時間のスケジュール
• 当日の持ち物
• 指定の衣装
• 参加者対応の流れ
• 企業・商材に関する説明資料
• トラブル時に相談する担当者　など

展示会の当日には、コンパニオンが着替えやメイクなどの準備を行います。時間どおりに準備を進められるように、事前に入り時間や集合場所、持ち物などを共有しておく必要があります。

また、声かけや受付、販促物の配布などをどのような流れで行うのか、対応のフローをまとめた資料を共有しておくと、当日に焦ることなくスムーズな運営につながります。

なお、タイムスケジュールや対応マニュアルの作成を自社で行うには、労力・時間がかかります。事前準備も含めて運営をサポートしてくれる会社に依頼することも一つの方法です。

まとめ

この記事では、展示会のコンパニオンについて以下の内容を解説しました。

• 展示会におけるコンパニオンの役割
• コンパニオンの費用相場
• コンパニオンの派遣を依頼する際のポイント

展示会のコンパニオンは、自社ブースを華やかにして注目を集めたり、参加者との円滑なコミュニケーションを通して訪問を促したりする役割があります。受付や声かけなどの対応をコンパニオンに任せることで、運営業務を効率的に進められる効果も期待できます。

ただし、派遣会社や依頼する業務の内容、コンパニオンの経験・スキルなどによって費用は変動します。依頼する際は、展示会への派遣実績や教育体制を確認するとともに、自社が求める人物像を詳細に伝えること、事前にタイムスケジュールと対応マニュアルを共有しておくことがポイントです。

また、当日の運営について社内のリソースに問題がある場合には、展示会をサポートする会社に依頼することも一つの方法です。

『ビークス』では、展示会の企画からブースの設計、当日の運営に至るまで一貫したサポートを行っております。ブースの運営や台本の作成なども対応しているため、参加者への対応に不安を抱える方も安心してお任せいただけます。

詳しくは、こちらの資料をご確認ください。