イベントにおける企画の進め方。8つのステップと初心者の方が押さえておきたいポイント

企業が開催するイベントにおいて、目標を達成するために重要なプロセスとなるのが“企画の策定”です。イベントの方向性を決める土台となるため、具体的な準備を進める前の段階で策定する必要があります。

イベントの企画を任された企業担当者のなかには「どのような手順で企画を策定するのか」と悩まれている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、イベントにおける企画の重要性をはじめ、具体的な企画の進め方と押さえておきたいポイントを解説します。

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イベントの企画が成功の鍵を握る

イベントの企画は、単に「どのようなコンテンツを実施するのか」を決めることだけでなく、企業が目標を達成するうえで重要となります。企画が重要といえる理由には、以下が挙げられます。

▼イベントの企画が重要な理由

• 目的・ターゲットに沿った効果的なイベントを開催するため
• 社内チームや関係者間の認識を統一するため　など

目的・ターゲットを明確にせずに準備に取りかかると、コンテンツの内容やアプローチ方法に一貫性がなくなり、何を伝えたいのか分からないイベントで終わってしまう可能性があります。

また、イベントの方向性について社内チームや関係者間で認識に相違が生じると、運営準備の過程での意思決定に時間を要したり、連携ミスによるトラブルが発生したりすることも考えられます。

企画を策定することで、目的・ターゲットや方向性が明確になり一貫性のある効果的なアプローチが可能です。また、同じ認識をもってプロジェクトを進行できるようになり、チームワークの向上や関係者間での連携の円滑化につながります。

初心者の方も安心！イベント企画の進め方とポイント

イベントの企画では、目的・ターゲットの設定からコンテンツ案の作成まで複数のステップを踏む必要があります。基本的な進め方は、以下のとおりです。

①目的・ターゲットを設定する

目的・ターゲットを明確にすることでイベントの軸が定まり、開催するイベントのテーマやコンテンツ案などを検討しやすくなります。社内・社外のどちらを対象とするイベントかによって、目的・ターゲットは異なります。

▼【対象別】イベントの目的・ターゲットの設定例

ターゲットを設定する際は、参加者の属性まで詳細に決めることがポイントです。これにより、ターゲットの興味関心を引くコンテンツやアプローチ方法を検討でき、イベントでの訴求力向上につながります。

②具体的な目標（ゴール）を設定する

企画を策定する際に、イベントの目標を設定します。

具体的な数値目標を設定することで、イベントの実施後に効果測定を行いやすくなり、課題の分析や改善策の実施につなげられます。

以下は、BtoB向けのイベントを想定した目標の設定例です。

▼目標の設定例

• 〇人の参加者を集客する
• 〇人のリード数を獲得する
• リード数の〇％で商談機会を獲得する　など

③予算を策定する　

イベントの企画段階で具体的な予算を策定します。必要になる費用の内訳を明確にして、全体予算と配分を詳細に定めておくことがポイントです。

▼イベントの予算に含める主な費用項目

• 会場費
• 設備・機材のレンタル費
• 広告宣伝費
• コンテンツや配布物の制作費
• 設営・装飾日
• 備品・消耗品費　など

④イベントのテーマとコンセプトを策定する

目的・ターゲットを踏まえてイベントのテーマとコンセプトを策定します。

テーマは、イベントの主題を指します。イベントの方向性を決定づける土台となるため、達成したい目的や伝えたいメッセージを踏まえて1つに絞ることが必要です。

コンセプトは、テーマを体現する具体的な切り口を指します。目的の達成に向けて「どのような方法でターゲットへアプローチするか」を考えて、テーマと一貫性のあるコンセプトを決定します。

⑤会場を決定する

イベントの規模や予算、ターゲットに合わせて会場を選定します。会場として利用できる施設には、以下が挙げられます。

▼イベント会場として利用する施設の例

会場を選ぶ際は、収容人数や予算だけでなく「電車やバスを使ってアクセスしやすいか」「設備・機材の利用や搬入が可能か」などを確認することがポイントです。

⑥開催日の決定とスケジュールの設計を行う

イベントのテーマや会場が決まったら、開催日を決定して具体的なスケジュールを設計します。開催日を決める際に確認するポイントには、以下が挙げられます。

▼開催日を決める際に確認するポイント

• 集客したいターゲットが参加しやすいか
• 社内業務の繁忙期を避けているか
• 会場の予約に空きがあるか　など

イベントの開催までには機材の調達や会場のデザイン設計、制作物の準備、告知などのさまざまな対応が必要になります。トラブルによって遅延が起きる可能性もあるため、十分な準備期間を確保してスケジュールを設計することが重要です。

⑦運営チームとスタッフの役割を設定する

運営チームとスタッフの役割を明確にして、運営体制を整えることが必要です。

開催日までのスケジュールで対応するタスクを時系列で洗い出して、各タスクの担当チームとスタッフの配置を整理することで、作業を分担してスムーズに準備を進められます。

▼運営体制を整備する際のポイント

• イベント全体の運営管理を行う統括責任者を設定する
• 役割ごとに中心となるリーダーを設定する
• チームや関係者と円滑なコミュニケーションが取れる環境を整える

⑧イベントのコンテンツ案を作成する

イベントの大枠が決まったら、具体的なコンテンツ案を作成します。

企業の目的とコンセプトを考慮するとともに、ターゲットにとって有益かつ付加価値のあるコンテンツは何かを考えることが必要です。

▼コンテンツ案を作成する際のポイント

• ターゲットに提供したい情報や体験を整理する
• 訴求に適したプログラムの構成・内容を選定する
• プログラムを通じて参加者に与えられるベネフィットを明確にする

まとめ

この記事では、イベントの企画について以下の内容を解説しました。

• 企画の重要性
• イベント企画の進め方とポイント

イベントの企画は、企業の目標を達成するための効果的なコンテンツを考えるとともに、チーム・関係者との認識を統一して円滑に準備を進めるうえで重要なプロセスとなります。

企画の策定には、目的・ターゲットの設定からコンテンツ案の作成までさまざまなステップがあります。初心者の方でイベントの企画に悩む方や不安を持つ方は、実績とノウハウが豊富な外部事業者にサポートを依頼することも一つの方法です。

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