【初心者向け】イベントの企画・運営で必要なこと。スムーズに進行するためのポイント
企業では、自社商品・サービスのプロモーションやブランディング、既存顧客との関係構築などを目的にさまざまなイベントが開催されています。
これからイベントを予定している企業担当者のなかには「何から準備を始めればよいのか分からない」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
イベントの企画・運営には多岐にわたる準備が必要になるため、プロジェクトに関するタスクの内容や進行のプロセスを事前に整理しておくことが重要です。
この記事では、イベントの企画・運営で必要なことやスムーズに進行するために押さえておくポイントについて解説します。
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目次[非表示]
- 1.イベントの企画・運営で必要なこと。3つのステップで解説
- 1.1.①イベントの企画
- 1.2.②イベントの運営準備
- 1.3.③イベント当日の運営
- 2.初心者必見！イベントの企画・運営をスムーズに進行するポイント
- 3.まとめ
イベントの企画・運営で必要なこと。3つのステップで解説
イベントを開催する際は、企画・運営準備・当日の運営といった大きく3つのプロセスを進行する必要があります。それぞれのタスクやポイントを解説します。
①イベントの企画
1つ目は、イベントの企画です。
イベントの企画は、コンテンツの制作や会場のデザイン設計などの具体的なアクションプランを決める軸となります。「なぜ開催するのか」「どのような成果につなげたいか」を踏まえて作成する必要があります。
▼イベントの企画に必要なこと
項目 |
タスクの内容 |
目的・ターゲットの設定 |
イベントを開催する目的とターゲットとする参加者の属性を明確にする |
テーマの設定 |
目標とする成果やイベントの方向性を分かりやすく言語化したテーマを設定する |
予算の策定 |
開催に必要になる費用項目と相場を洗い出して、全体の予算と配分を決定する |
開催日時の決定 |
開催目的や社内の繁閑状況などを踏まえて、プロジェクトチームの負担が少なく、より多くの集客が見込める開催日時を決定する |
|
会場の選定 |
イベントの規模やアクセスのしやすさ、設備・機材の状況などを踏まえて会場を選定する |
コンテンツ案の作成 |
イベントを通じて提供したい情報や体験価値を踏まえて、実施するコンテンツを計画する |
企画書の作成 |
企画の内容を整理してまとめた文書を作成して、経営層やプロジェクトチームに共有する |
企業が開催するイベントには、商品のPRイベントや新製品発表会（ローンチイベント）、セミナー、周年記念式典などさまざまな種類があります。
イベントによって対象者や期待できる効果、実施されるコンテンツなどが異なるため、企画の段階で方向性を明確にしておくことが重要です。
なお、イベント企画の進め方はこちらの記事で詳しく解説しています。
②イベントの運営準備
2つ目は、イベントの運営準備です。
企画の内容に基づいて、より多くのターゲットに参加してもらうための集客活動をはじめ、会場におけるデザイン設計の手配、制作物の準備などを当日までに行う必要があります。
▼イベントの運営準備に必要なこと
項目 |
タスクの内容 |
コンテンツの制作 |
プレゼンテーション用のスライド資料や展示用・演出用の動画コンテンツなどを制作する |
広告物や配布物の制作 |
会場に掲示する看板・ポスターやWeb広告のクリエイティブ、配布用のパンフレット・フライヤーなどを制作する |
広報・集客活動 |
ターゲットに応じて自社のWebサイトやSNSでの情報発信、プレリリースの配信、既存顧客への招待メールの送付などを行う |
会場の予約・機材の手配 |
開催日時に沿って会場を予約し、音響・照明・映像設備や備品を用意する |
会場のデザイン・設計・設営 |
会場のデザイン設計を専門会社に依頼して、開催日までに施工・設営を行う |
運営マニュアルの作成 |
当日のタイムスケジュールや各メンバーの人員配置、イレギュラー時の対応方法などを決める |
イベント当日までの運営準備では、複数のタスクを同時進行する必要があるため、外部関係者やプロジェクトチームでの円滑な情報共有と進捗管理が求められます。
また、制作するコンテンツの内容や会場のデザインは、参加者の印象を左右する重要な要素となります。イベントでしか得られない有意義な情報・体験を提供して、テーマを体現した独自性のある空間づくりを行うことがポイントです。
なお、イベント会場の装飾についてはこちらの記事をご確認ください。
③イベント当日の運営
3つ目は、イベント当日の運営です。
事前にリハーサルを実施して進行や機材に問題がないか確認するとともに、作成したマニュアルに沿ってオペレーションを遂行します。
▼イベント当日の運営に必要なこと
項目 |
タスクの内容 |
会場案内 |
参加者がスムーズに会場へアクセスできるように入口や会場内での順路を誘導する |
受付 |
参加者の氏名・企業名・所属部署などを確認して、管理表やシステムへ登録する |
プログラムの進行管理 |
司会者や補助スタッフがタイムスケジュールに沿ってプログラムの進行を取り仕切る |
音響・照明による演出 |
プログラムの内容に合わせたBGMや会場の空気感をつくる照明での演出などを行う |
イベント終了後の撤収作業 |
設備・機材の撤去やごみの処分を行い、会場を元の状態に戻す |
イベント当日の業務は、大きく進行係と運営係に分けられます。
進行係では、司会やプレゼンテーションなど、参加者と直接的なコミュニケーションをとります。運営係は、参加者へのサポートを行うとともに、進行係や会場関係者と連携をとり、円滑にプログラムを進行できるようにする役割が求められます。
進行の遅延や機材トラブルなどが発生する可能性もあるため、各スタッフと連携を取り、フォローや緊急対応ができるようにすることがポイントです。
初心者必見！イベントの企画・運営をスムーズに進行するポイント
イベントをスムーズに進行するポイントには、以下が挙げられます。
▼スムーズに進行するポイント
- イベントの目的やテーマ、最終目標などをチームで共有する
- 各メンバーの役割分担とタスクを明確にする
- 社内のリソースやノウハウに応じて外部事業者にサポートを依頼する
プロジェクトチーム全体で目的・テーマ・最終目標を共有することで、各メンバーが同じ認識をもってタスクを遂行できます。メンバー間や外部関係者との意思疎通が円滑になり、意思決定の迅速化やチームワークの向上につながります。
また、運営準備のプロセスでは、複数のタスクを同時に進行する必要があるため、連携ミスが発生しやすくなります。全体のスケジュールだけでなく、各メンバーの役割分担とタスクを明確にしておくことがポイントです。
イベントの企画・運営において社内のリソースやノウハウが不足する場合には、外部事業者にサポートを依頼することも一つの方法です。
なお、イベント企画会社の選び方についてはこちらの記事で解説しています。
まとめ
この記事では、イベントの企画・運営について以下の内容を解説しました。
- イベントの企画・運営で必要なこと
- イベントの企画・運営をスムーズに進行するポイント
企業がイベントを開催するにあたっては、企画から当日の運営まで多岐にわたるタスクに対応する必要があります。
スケジュールの遅延や連携ミスなどを防いでスムーズに進行するには、プロジェクトチームでの認識を統一するとともに、各メンバーの役割分担とタスクを明確にすることがポイントです。
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