イベント企画会社に展示会を依頼するには。事業者選びで注目する点について

展示会の出展には、企画の策定やブースの設計・設営、当日の運営に至るまでさまざまな準備・対応が必要になります。

「自社のみで企画を考えることに不安がある」「準備・運営の進行やリソースの確保に課題がある」といった企業では、イベント企画会社にサポートを依頼することも一つの方法です。

この記事では、展示会のサポートをイベント企画会社に依頼する流れや、メリット・デメリット、事業者を選ぶ際のポイントについて解説します。

イベント企画会社に依頼して展示会に出展する流れ

イベント企画会社に展示会のサポートを依頼する際は、一般的に以下のような流れで進行します。

▼展示会のサポートを依頼する流れ

1. 出展する展示会を決めて申し込む
2. イベント企画会社を選択する
3. ブースのデザインや運営体制を決定する
4. 販促物の制作や集客施策を実施する
5. ブースの設営・リハーサルを実施する

イベント企画会社には、展示会の企画策定やブースのデザイン設計、当日の運営管理などの業務を依頼することが可能です。ただし、事業者によって依頼できるサポートの範囲・内容は異なります。

自社の目的・ニーズに沿った展示会を実現するには、企画から運営までトータルでサポートしてくれる事業者を選定することが重要です。

展示会のサポートを行うコンサルティングについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

また、展示会の出展時にサポートを依頼できる事業者の種類は、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

イベント企画会社に依頼するメリット

イベント企画会社に展示会のサポートを依頼することにより、事業者が持つノウハウやリソースを有効活用できます。

クオリティの高い企画の提案を受けられる

イベント企画会社は、展示会の出展に関して経験やノウハウを保有しています。そのため、自社の出展目的や要望を踏まえたクオリティの高い企画を提案してもらえると期待できます。

さまざまな展示会を手掛けてきたイベント企画会社の経験・ノウハウを自社に取り入れることで、目標の達成や参加者の満足度向上につなげられます。

コア業務に集中できる

展示会に関するさまざまなタスクを委託することで、自社のスタッフがコア業務に集中できる体制を整えられます。

イベント企画会社に展示会の企画から運営に至るまで一連のプロセスを任せることにより、戦略的・創造的なタスクに人員を充てられるようになります。

また、開催日まで時間がない場合でも、展示会の当日までスムーズな段取りで準備を進めることが可能です。

長期的な視点でプロデュースしてもらえる

イベント企画会社にサポートを依頼すると、一度開催して終わりではなく、長期的な視点から成果につながる展示会をプロデュースしてもらえます。

展示会を通じて成果につなげるには、展示会をプロモーションの一環として捉えて、長期的に共通のメッセージやイメージを訴求し続ける必要があります。

一度限りのサポートではなく、出展後の振り返りや今後の計画も含めて総合的なフォローをしてくれるイベント企画会社を選定すると、経験を次回に生かすことが可能です。

イベント企画会社に依頼するデメリット

展示会の出展についてイベント企画会社のサポートを受ける際には、デメリットも理解しておく必要があります。

ノウハウが社内に残りにくい

展示会の準備・運営について外部のイベント企画会社に任せきりにすると、社内にノウハウが蓄積されにくくなります。

社内にノウハウを残したい場合は、自社で対応できる業務と切り分けたり、イベント企画会社と連携してノウハウや知識を共有してもらえる関係性を構築したりすることが重要です。

コミュニケーションの問題が起こることがある

イベント企画会社との情報共有が不十分な場合には、企画の内容やブースのデザインなどについて認識のずれが起こる可能性があります。

自社の要望に沿った展示会を実現するには、定期的なコミュニケーションを取り進捗状況を確認したり、決定事項をテキストで記録したりすることが必要です。

イベント企画会社を選ぶポイント

展示会のサポートを依頼する際は、イベント企画会社が「どのようなサポートに対応しているか」「自社が出展する展示会と類似した実績があるか」などを確認しておく必要があります。

➀得意とする分野

イベント企画会社によって、得意とするイベントの分野は異なります。自社が出展する展示会のテーマや業種を踏まえて、得意分野が合致している事業者を選ぶことで、自社の要望・意向に合った提案が期待できます。

▼得意とする分野を確認するときのポイント

• BtoB向け・BtoC向けのどちらをメインに対応しているか
• 展示会に特化しているか、あるいは幅広いイベントに対応しているか
• どのような業界・業種に対応しているか　など

②過去の支援実績

イベント企画会社の支援実績を基に、過去にどのような展示会を手掛けてきたか確認します。実績の数よりも、「自社が出展する展示会での実績が豊富にあるか」「自社の業種での成功事例があるか」を確認しておくことがポイントです。

自社がサポートを依頼する展示会と類似した実績を多く持つ事業者を選ぶことにより、「要望に対応してもらえなかった」といったミスマッチを防げます。

③対応している地域

イベント企画会社のなかには、対応している地域が限定されていることがあります。複数の拠点で開催される展示会に出展する際には、都市部だけでなく地方にも対応してもらえる事業者を選ぶことが重要です。

また、出展する展示会の規模が大きい場合は、「イベント企画会社に十分なリソースがあるか」についても確認しておく必要があります。

④サポートの範囲

展示会の出展時に発生する準備や運営体制について、どこまでサポートをしてもらえるか確認しておくことが必要です。

企画の策定だけでなく、ブースの設計・設営や販促物の制作、集客施策、当日の運営までサポートしてくれる事業者を選ぶと、スムーズな開催につながります。

また、出展後の振り返りをサポートしてくれる事業者に依頼すると、その後の営業活動に生かすことが可能です。

まとめ

この記事では、展示会の出展について以下の内容を解説しました。

• イベント企画会社に依頼して展示会を出展する流れ
• イベント企画会社に依頼するメリット・デメリット
• 展示会のサポートを依頼する事業者を選ぶポイント

展示会の出展においてイベント企画会社にサポートを依頼することで、自社の要望に合ったクオリティの高い企画の提案を受けられるほか、社内のリソースを有効活用できます。

スムーズな準備・運営につなげるには、企画の策定に加えてブースの設計・設営や運営に至るまでサポートしてくれる事業者を選ぶことがポイントです。また、得意とするイベントの分野や実績、対応地域なども確認しておくことも欠かせません。

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