展示会の出展時に支援を依頼したい！ 事業者を選ぶ際の3つのポイント

展示会へ出展する際に対応する業務は、企画の策定からブースの設計・設営、当日の運営まで多岐にわたります。

自社だけでのプロジェクト進行に関して課題がある方や、出展が初めてで進行に不安のある方は、外部の事業者に支援を依頼することも一つの方法です。

しかし、展示会の支援を行っている事業者によってサービスの内容は異なるため、「具体的にどのような業務を依頼できるのか」「事業者をどのように選定すればよいのか」と気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、展示会の出展時に支援を依頼できる業務や事業者の種類、事業者を選ぶポイントについて解説します。

なお、初めての出展で押さえておきたいポイントは、こちらの記事で詳しく解説しています。

展示会の出展時に支援を依頼できる業務

展示会の出展に伴って発生する業務によっては、外部の事業者に支援を依頼できます。

▼支援を依頼できる一般的な業務の例

• 展示会の企画策定
• ブースのデザイン設計
• 動画や資料などの販促物の制作
• ブースの施工・設営
• 当日の運営管理　など

事業者によって対応している業務の種類・範囲は異なりますが、なかには出展前の集客施策や出展後の効果測定などのサポートを受けられるケースもあります。

なお、展示会の出展に必要な準備についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

展示会の出展業務を依頼できる事業者の種類

展示会の出展に関する業務を支援している事業者には、主に3つの種類があります。

▼展示会の出展業務を依頼できる事業者の主な種類

企画・プランニング会社では、展示会の企画段階から支援を依頼できるほか、マーケティングの知識・ノウハウに基づいて戦略的なプランニングを行ってくれることが特徴です。

デザイン会社は、展示ブースやイベント会場などのデザイン設計を専門としていることから、ビジュアルにこだわった個性的・斬新なブースづくりに向いているといえます。

施工事業者は、展示会やセミナーなどにおけるブースの施工を専門としているため、企画の策定とデザイン設計については対応していないことが一般的です。

なお、各事業者のメリット・デメリットについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

展示会の出展業務を支援してもらう事業者を選ぶポイント

事業者の種類によって得意分野や対応できる業務の範囲が異なります。「どのような業務を依頼したいか」「どのような展示会に出展するか」などを踏まえて、自社に合った事業者を選ぶことが重要です。

①依頼する業務の範囲を明確にする

展示会の出展に伴って発生する業務は多岐にわたるため、事業者にどこまでの業務を依頼したいのか範囲を明確にしておく必要があります。

事業者が対応していない業務については、別の事業者へと外注しているケースもあります。自社が依頼したい業務について包括的に対応している事業者を選ぶと、スケジュール調整や情報共有がしやすくなります。

②対応可能な地域や出展形式を確認する

事業者が対応している地域や出展形式を確認することもポイントの一つです。

展示会の出展を支援してもらうには、依頼先の事業者が展示会を開催する地域に対応している必要があります。なかには都市部のみに対応している事業者も存在するため、出展予定の地域に対応できるか事前に確認しておく必要があります。

また、オンライン展示会やハイブリッド展示会への出展を検討している場合は、それらの支援に対応している事業者を選ぶことが重要です。

③展示会のテーマに類似した実績があるか確認する

事業者を選ぶ際は、過去の実績を確認しておく必要があります。

展示会の企画やブースについて、自社がイメージするテーマに近い施工事例または実績を示せる事業者であれば、自社の要望を実現しやすいと期待できます。

▼過去の実績から確認しておく情報

• 対応実績が豊富な展示会の分野
• 展示会で取り扱う商材の特性
• 手がけたブースの雰囲気
• 展示会の規模感　など

なお、ビークスがこれまで手がけた展示会ブースの実績についてはこちらをご確認ください。

展示会ブースの制作実績

④アフターフォローの有無や内容を確認する

展示会の出展を支援してもらう際は、事業者が対応しているアフターフォローについても確認しておくことがポイントです。

展示会で成果につなげるには、出展して終わりではなく獲得したリードを商談につなげるためのアフターフォローが欠かせません。

▼出展後のアフターフォローに関する業務の例

• 展示会で獲得したリードの仕分け・営業リストの作成
• メール・電話によるアプローチ
• リードを対象としたセミナーの開催　など

出展後の営業活動もサポートしてくれる事業者であれば、獲得したリードを取りこぼすことなくアプローチして、新規顧客の獲得につながることが期待できます。

なお、展示会のお礼メールについてはこちらの記事をご確認ください。

まとめ

この記事では、展示会の支援について以下の内容を解説しました。

• 展示会の出展時に支援を依頼できる主な業務
• 展示会の出展業務を依頼できる事業者の種類
• 事業者を選ぶポイント

展示会の出展にはさまざまな業務が発生するため、リソースやノウハウの面で課題がある場合には、外部の事業者による支援を受けることが有効です。

ただし、事業者によって対応できる業務の範囲や得意分野、対応エリアなどは異なります。自社が出展したい展示会のテーマや依頼したい業務の範囲などを踏まえて、自社に合った事業者を選ぶことがポイントです。

企画の策定から当日の運営、出展後のアフターフォローまで一括で対応してもらえる事業者を選ぶと、やり取りがスムーズになるほか、企画に沿った戦略的な展示会を実現できます。

『ビークス』では、展示会の企画・制作・運営をトータルサポートしています。出展前の集客施策やアフターフォローまで対応しているため、貴社の課題とリソースに応じたきめ細かなサポートが可能です。

詳しくは、こちらの資料をご確認ください。