構成	書き方
件名	展示会の名称や社名を入れて、メールの概要がひと目で分かるようにする
宛名	メール冒頭に参加者の社名と名前を入れる
名乗り	自社の企業名と送信者名を記載する
挨拶	展示会に参加いただいたことに対するお礼を述べる
本文	展示した商材やブース内で話した内容について記載して、資料がある場合は添付する
結び	締めの挨拶文を入れる
署名	自社の企業名や担当者名、連絡先を末尾に入れる

商材のパンフレットやホワイトペーパー、当日実施したセミナーの資料などがある場合には、メールに添付します。

また、連絡先を記入する際は、電話番号・メールアドレス・問い合わせフォームなどを複数記載しておくことで、相手からのコンタクトが取りやすくなります。

展示会後のお礼メールで行動を促すポイント

お礼メールを通して参加者からの行動を促すには、送信するタイミングを考慮するとともに、自社や商材のことを印象づけて興味関心を喚起する情報を記載することがポイントです。

①時間を空けずになるべく早く送信する

展示会の出展後は、時間を空けずになるべく早くお礼メールを送信することがポイントです。

参加者は、自社以外のブースも見て回っているため、時間が空くと企業名・商材名などを忘れられてしまう可能性があります。

すぐにお礼メールを送信すると、展示会の記憶がはっきりしているうちに企業や商材について印象づけられます。送信するタイミングは、展示会の当日中が望ましく、遅くとも1～2営業日以内がよいといえます。

②展示会を思い出してもらう情報を記載する

複数の展示ブースがあるなかで、参加者に自社のことを思い出してもらうためには、展示会の内容をメールに記載することもポイントの一つです。

▼展示会を思い出してもらう情報の記載例

自社ブースで展示した商材や実施したセミナーなどの情報を要約する
自社ブースや商材の写真を添付する
参加者と会話した内容に触れる

参加者と展示会の当日に話した内容を文面に盛り込むことで、相手に思い出してもらいやすくなるほか、特別感を演出できます。

③見込み度合いに応じて文面を変更する

展示会で話した内容やアンケートの結果などから参加者の見込み度合いを見極めて、文面を変えることもポイントとなります。

獲得した見込み顧客の情報を整理して、商材への関心度や決裁権の有無などを基に、見込み度合いをセグメントします。参加者の温度感に合わせた情報提供や提案を行うことで、興味関心の醸成につながり、参加者の行動を後押しできます。

▼見込み度合いに応じたメールの書き方

見込み度	メールの書き方
相手に決裁権があり、本格的な検討段階にいると思われる場合	一括送信の定型的なメールではなく、個別作成のメールで営業をかける営業訪問の日程調整を提案して商談のアポイントメントを取得する
興味関心はあるものの、決裁権がなく導入予定期間が3ヶ月以上先の場合	商材の資料やホワイトペーパーなどによる情報提供を行い、問い合わせ・商談の予約フォームを記載する今後のセミナーやイベントなどの情報を併せて記載する

④送り先にメリットを提示する

送り先にとってメリットとなる情報をお礼メールで提示することで、相手の興味・関心を喚起でき、次のアクションにつなげやすくなると期待できます。

▼提示するメリットの例

無料トライアルの案内
割引キャンペーンの案内　など

⑤件名に必要な情報を入れる

展示会のお礼メールを送付する際は、自社からのお礼メールだと認識できるような情報を件名に入れておく必要があります。

▼件名に含める情報の例

自社の会社名
展示会名
展示会中に対応した担当者の氏名　など

また、メリットの提示を件名で行う方法も有効です。件名の時点で興味を引くことで、開封されやすくなると期待できます。

展示会に活用できるお礼メールの例文

ここからは、参加者の見込み度合いに応じたお礼メールの例文を紹介します。

すぐに商談へとつながる見込みある場合

参加者に決裁権があり、本格検討の段階にいると思われる場合には、展示会のお礼とともに商談のアポイントメントを取りつけるための提案を行います。

▼商談化の見込みがある参加者へのお礼メール

▼件名

【××展示会】（自社名）ブースご来場のお礼（担当△△より）

▼本文

株式会社□□　○○さま

（自社名）の△△と申します。

今回の××展示会では、ご多忙のなか弊社ブースにお越しいただき

誠にありがとうございました。

ブースでは、弊社製品『（商材名）』をご案内させていただきましたが、

ご参考になりましたでしょうか。

説明が至らない点もあったかと存じますので、差し支えなければ

直接ご説明をさせていただきたいと存じます。

○○さまのご都合のよい日はございますでしょうか。

参考までにいくつか日程を提示させていただきますので、

ご連絡いただければ幸いです。

　◎日程候補

　・（日付・時間①）

　・（日付・時間②）

　・（日付・時間③）

上記の日程でご都合が合わない際は、候補日をご連絡くださいませ。

疑問点やご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

商談化の見込みはあるが時間がかかりそうな場合

商材の導入を検討しているものの、導入時期がまだ先の場合や参加者に決裁権がない場合には、商材または次回のイベントに関する情報提供を行い、継続的な接点を維持できるようにします。

▼商談化に時間がかかりそうな参加者へのお礼メール

▼件名

【××展示会】（自社名）ブースご来場のお礼

▼本文

株式会社□□　○○さま

（自社名）の△△と申します。

先日の××展示会では、ご多忙のなか弊社ブースにお越しいただき

誠にありがとうございました。

当ブースでは（商材名）をご案内させていただきました。

今後のご検討の参考になりましたら幸いです。

弊社では、そのほかにも展示会ではご案内できなかった資料や

ホワイトペーパーをご用意しております。

よろしければこちらもご参照くださいませ。

（資料・ホワイトペーパーの案内）

なお、○月○日には（商材に関する課題）に役立つセミナーを実施いたします。

業界知識に豊富な担当者によるノウハウの提供や業務にお役立ていただける

限定資料を配布いたします。ご参加いただければ幸いです。

（申し込みフォームのURL）

疑問点やご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

（署名）

お礼メールの送信後に行うフォローについて

お礼メールの送信後には、展示会から商談につなげていくためのフォローを行うことが欠かせません。

ただし、フォローの内容は相手の興味関心に応じて変える必要があります。お礼メールの開封率や、お礼メールから誘導しているWebサイトへのアクセス率などを測定しておくと、興味関心を示す指標として活用できます。

▼興味関心度に応じたフォローの例

興味関心度	フォローの例
高	担当者による架電打ち合わせへ向けた日程調整対面での情報提供　など
中	相手の課題に対応したセミナーへの誘導導入事例に関する資料の提供　など
低	ステップメールの配信メルマガによる情報配信　など

なお、展示会のリードを商談につなげるコツについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

展示会で有望なリードを獲得する5つの方法。より多くの商談へつなげるコツ展示会では、参加者との名刺交換やアンケートの収集などの方法でリードをより多く獲得して、その後の営業活動でフォローアップを行うことで商談化を目指します。この記事では、リード獲得に関わる3つの要素や準備・方法、商談につなげるコツを解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

まとめ

この記事では、展示会でのお礼メールについて以下の内容を解説しました。

展示会後にお礼メールを送る目的
お礼メールの基本的な書き方
展示会後のお礼メールで行動を促すポイント
展示会に活用できるお礼メールの例文
お礼メールの送信後に行うフォロー

展示会の出展後に商談へとつなげるには、お礼メールによるフォローアップが欠かせません。参加者からの問い合わせや商談の申し込みを促すには、時間を空けずにお礼メールを送信するとともに、展示会を思い出してもらう情報を記載すること、見込み度合いに応じて文面を変更することがポイントです。また、お礼メールを送信したあとも継続的なフォローを行っていく必要があります。

『ビークス』では、さまざまな業界で展示会の企画から運営までをトータルサポートしてきた実績やノウハウを生かして、成果につながる展示会をプロデュースいたします。出展後の振り返りによって、その先の営業活動もアシストいたします。詳しくは、こちらの資料をご確認ください。

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展示会の出展をご検討中の方は、お気軽にお問い合わせください。

沖田

ビークスのディレクターです。オンライン・オフラインの展示会業務に関わる方に向けて最適な情報をお届けします。ビークスは展示会サポート歴20年。イベント企画・デザイン・運営などのノウハウを活かして、展示会の開催・出展をトータルでサポートいたします。

【例文つき】展示会でのお礼メールの書き方。参加者の行動を促すポイントとは