コラム

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【例文つき】展示会でのお礼メールの書き方。参加者の行動を促すポイントとは

BtoBの展示会では、その場で商談のアポイントメント獲得や成約に至らないケースも少なくありません。展示会の出展後に商談へとつなげるには、自社や商材のことを覚えてもらい、参加者からの行動を促すための仕掛けづくりが必要です。そこで重要となるのが“お礼メール”の送信です。

参加者にお礼メールを送信することで、企業と商材のことを印象づけて、その後の問い合わせや商談の申し込みなどにつながる可能性が期待できます。

展示会への出展を検討している企業担当者のなかには「お礼メールをどのように書けばよいのか」「参加者の行動を促すポイントはあるのか」と気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、展示会でのお礼メールの書き方と参加者の行動を促すポイントについて解説します。

なお、展示会の案内状についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

  【例文つき】展示会の案内状はいつ送る? 送付のタイミングと作成のポイント 展示会に出展して成果につなげるには、ターゲットとなる顧客に参加してもらえるかが重要なポイントとなります。出展前の集客施策として欠かせないツールの一つに“案内状”があります。 既存顧客や住所・メールアドレスを知っている見込み顧客に対して、参加意欲を高める魅力的な案内状を送付することで、集客力の向上を図れます。 これから展示会の出展を検討しているマーケティング担当者のなかには、「案内状はいつ送付するとよいのか」「どのような内容を記載するとよいのか」などと調べている方もいるのではないでしょうか。 この記事では、展示会の案内状を送付するタイミングや作成のポイント、例文について解説します。 株式会社ビークス【サービスサイト】


目次[非表示]

  1. 1.お礼メールの基本的な書き方
  2. 2.展示会後のお礼メールで行動を促すポイント
    1. 2.1.①時間を空けずになるべく早く送信する
    2. 2.2.②展示会を思い出してもらう情報を記載する
    3. 2.3.③見込み度合いに応じて文面を変更する
  3. 3.展示会に活用できるお礼メールの例文
    1. 3.1.すぐに商談へとつながる見込みある場合
    2. 3.2.商談化の見込みはあるが時間がかかりそうな場合
  4. 4.まとめ


お礼メールの基本的な書き方

展示会の参加者に送信するお礼メールには、主に以下の内容を記載します。


▼お礼メールの構成と書き方

構成
書き方
件名
展示会の名称や社名を入れて、メールの概要がひと目で分かるようにする
宛名
メール冒頭に参加者の社名と名前を入れる
名乗り
自社の企業名と送信者名を記載する
挨拶
展示会に参加いただいたことに対するお礼を述べる
本文
展示した商材やブース内で話した内容について記載して、資料がある場合は添付する
結び
締めの挨拶文を入れる
署名
自社の企業名や担当者名、連絡先を末尾に入れる


商材のパンフレットやホワイトペーパー、当日実施したセミナーの資料などがある場合には、メールに添付します。

また、連絡先を記入する際は、電話番号・メールアドレス・問い合わせフォームなどを複数記載しておくことで、相手からのコンタクトが取りやすくなります。



展示会後のお礼メールで行動を促すポイント

お礼メールを通して参加者からの行動を促すには、送信するタイミングを考慮するとともに、自社や商材のことを印象づけて興味関心を喚起する情報を記載することがポイントです。


①時間を空けずになるべく早く送信する

展示会の出展後は、時間を空けずになるべく早くお礼メールを送信することがポイントです。

参加者は、自社以外のブースも見て回っているため、時間が空くと企業名・商材名などを忘れられてしまう可能性があります。

すぐにお礼メールを送信すると、展示会の記憶がはっきりしているうちに企業や商材について印象づけられます。送信するタイミングは、展示会の当日中が望ましく、遅くとも1~2営業日以内がよいといえます。


②展示会を思い出してもらう情報を記載する

複数の展示ブースがあるなかで、参加者に自社のことを思い出してもらうためには、展示会の内容をメールに記載することもポイントの一つです。


▼展示会を思い出してもらう情報の記載例

  • 自社ブースで展示した商材や実施したセミナーなどの情報を要約する
  • 自社ブースや商材の写真を添付する
  • 参加者と会話した内容に触れる


参加者と展示会の当日に話した内容を文面に盛り込むことで、相手に思い出してもらいやすくなるほか、特別感を演出できます。


③見込み度合いに応じて文面を変更する

展示会で話した内容やアンケートの結果などから参加者の見込み度合いを見極めて、文面を変えることもポイントとなります。

獲得した見込み顧客の情報を整理して、商材への関心度や決裁権の有無などを基に、見込み度合いをセグメントします。参加者の温度感に合わせた情報提供や提案を行うことで、興味関心の醸成につながり、参加者の行動を後押しできます。


▼見込み度合いに応じたメールの書き方

見込み度
メールの書き方
相手に決裁権があり、本格的な検討段階にいると思われる場合
  • 一括送信の定型的なメールではなく、個別作成のメールで営業をかける
  • 営業訪問の日程調整を提案して商談のアポイントメントを取得する
興味関心はあるものの、決裁権がなく導入予定期間が3ヶ月以上先の場合
  • 商材の資料やホワイトペーパーなどによる情報提供を行い、問い合わせ・商談の予約フォームを記載する
  • 今後のセミナーやイベントなどの情報を併せて記載する



展示会に活用できるお礼メールの例文

ここからは、参加者の見込み度合いに応じたお礼メールの例文を紹介します。


すぐに商談へとつながる見込みある場合

参加者に決裁権があり、本格検討の段階にいると思われる場合には、展示会のお礼とともに商談のアポイントメントを取りつけるための提案を行います。


▼商談化の見込みがある参加者へのお礼メール

▼件名
【××展示会】(自社名)ブースご来場のお礼(担当△△より)

▼本文
株式会社□□ ○○さま

(自社名)の△△と申します。
今回の××展示会では、ご多忙のなか弊社ブースにお越しいただき
誠にありがとうございました。

ブースでは、弊社製品『(商材名)』をご案内させていただきましたが、
ご参考になりましたでしょうか。

説明が至らない点もあったかと存じますので、差し支えなければ
直接ご説明をさせていただきたいと存じます。
○○さまのご都合のよい日はございますでしょうか。

参考までにいくつか日程を提示させていただきますので、
ご連絡いただければ幸いです。

 ◎日程候補
 ・(日付・時間①)
 ・(日付・時間②)
 ・(日付・時間③)

上記の日程でご都合が合わない際は、候補日をご連絡くださいませ。

疑問点やご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)


商談化の見込みはあるが時間がかかりそうな場合

商材の導入を検討しているものの、導入時期がまだ先の場合や参加者に決裁権がない場合には、商材または次回のイベントに関する情報提供を行い、継続的な接点を維持できるようにします。


▼商談化に時間がかかりそうな参加者へのお礼メール

▼件名
【××展示会】(自社名)ブースご来場のお礼

▼本文
株式会社□□ ○○さま

(自社名)の△△と申します。
先日の××展示会では、ご多忙のなか弊社ブースにお越しいただき
誠にありがとうございました。

当ブースでは(商材名)をご案内させていただきました。
今後のご検討の参考になりましたら幸いです。

弊社では、そのほかにも展示会ではご案内できなかった資料や
ホワイトペーパーをご用意しております。
よろしければこちらもご参照くださいませ。

(資料・ホワイトペーパーの案内)

なお、○月○日には(商材に関する課題)に役立つセミナーを実施いたします。
業界知識に豊富な担当者によるノウハウの提供や業務にお役立ていただける
限定資料を配布いたします。ご参加いただければ幸いです。

(申し込みフォームのURL)

疑問点やご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

(署名)



まとめ

この記事では、展示会でのお礼メールについて以下の内容を解説しました。


  • お礼メールの基本的な書き方
  • 展示会後のお礼メールで行動を促すポイント
  • 展示会に活用できるお礼メールの例文


展示会の出展後に商談へとつなげるには、お礼メールによるフォローアップが欠かせません。参加者からの問い合わせや商談の申し込みを促すには、時間を空けずにお礼メールを送信するとともに、展示会を思い出してもらう情報を記載すること、見込み度合いに応じて文面を変更することがポイントです。

ビークス』では、さまざまな業界で展示会の企画から運営までをトータルサポートしてきた実績やノウハウを生かして、成果につながる展示会をプロデュースいたします。出展後の振り返りによって、その先の営業活動もアシストいたします。

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沖田
沖田
ビークスのディレクターです。オンライン・オフラインの展示会業務に関わる方に向けて最適な情報をお届けします。 ビークスは展示会サポート歴20年。イベント企画・デザイン・運営などのノウハウを活かして、展示会の開催・出展をトータルでサポートいたします。

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