【例文つき】展示会の案内状はいつ送る？ 送付のタイミングと作成のポイント

展示会に出展して成果につなげるには、ターゲットとなる顧客に参加してもらえるかが重要なポイントとなります。出展前の集客施策として欠かせないツールの一つに“案内状”があります。

既存顧客や住所・メールアドレスを知っている見込み顧客に対して、参加意欲を高める魅力的な案内状を送付することで、集客力の向上を図れます。

これから展示会の出展を検討しているマーケティング担当者のなかには、「案内状はいつ送付するとよいのか」「どのような内容を記載するとよいのか」などと調べている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、展示会の案内状を送付するタイミングや作成のポイント、例文について解説します。

展示会の案内状を送付するタイミング

案内状は、展示会が開催される2〜3週間前に送付することが一般的です。

ただし、招待相手が重役や役員などの忙しいポジションの場合は、2〜3週間前ではすでにスケジュールが埋まっている可能性があります。招待相手の忙しい状況が予測される際は、1ヶ月前には相手の手元に届くように送付します。

なお、案内状のほかに自社サイトやSNSなどで告知する場合には、展示会の1ヶ月ほど前から告知を始めておくことも重要です。

案内状を作成するときのポイント

案内状を作成する際は、受け取った人が内容を理解しやすく、参加したくなるような情報を記載することがポイントです。ここでは、集客を促すための案内状作成のポイントを4つ紹介します。

①日程・場所などを分かりやすく記載する

展示会の日程や場所などの基本情報は、分かりやすく記載することがポイントです。挨拶文やメインビジュアルと分けて、基本情報を表または箇条書きにしてまとめると、読む人が内容を理解しやすくなります。

また、自社ブースの場所が分かりやすいように、会場内の地図を記載することも重要です。オンライン展示会の場合は、会場URLを記載します。

②参加のメリットを明記する

案内状には、展示会に参加するメリットを明記することが重要です。

ノベルティの配布や先着プレゼント、無料相談会の実施など、展示会に参加することで得られるメリットを分かりやすく明記すると、参加意欲を高めて集客につながりやすくなります。

ほかにも、Webサイトでの情報収集だけでは得られない非公開情報の提供や、実際に商品を体験できるイベントなどが参加のメリットに挙げられます。

③案内方法を使い分ける

案内状を送る相手に合わせて、案内方法を使い分けることもポイントの一つです。

案内状は、メールで送信する、または手紙・はがきで郵送することが一般的です。ただし、手紙・はがきで郵送する場合には、製作費・印刷費・郵送費などのコストが発生します。

コストの負担を抑えるためには、基本的にはメールで配信して、既存顧客や有望な見込み顧客に対してのみ郵送・手渡しで送付するといったように使い分けることがポイントです。郵送や手渡しで届ける際は、事前に相手に連絡を入れておくと親切な印象になります。

④案内状の送付後は電話でフォローする

展示会の案内状を送付したあとは、送付した相手に電話でフォローを行います。

案内状を送付したものの、ほかの郵送物やメールに紛れてしまい、見落とされてしまう可能性があります。開封の確認を兼ねて電話でフォローしておくと、相手の記憶に残りやすくなることが期待できます。

案内状のテンプレート

ここからは、案内状をメールで送信する場合と郵送する場合の2通りについて、テンプレートを用いて例文を紹介します。

メールで送信する場合

手紙やはがきを郵送する場合

まとめ

この記事では、展示会の案内状について以下の内容を解説しました。

• 展示会の案内状を送付するタイミング
• 案内状を作成するときのポイント
• 案内状のテンプレート

展示会の案内状は、出展の2〜3週間前に送付することが一般的です。参加を促すには、案内状に日程・場所などを分かりやすく記載することや、参加のメリットを明記することがポイントです。また、送付する相手に応じて案内方法を使い分けたり、送付後のフォローを行ったりすることも有効です。

『ビークス』では、展示会の企画や準備、開催後のフォローに至るまでをトータルサポートしています。集客施策に活用する案内状を含めた印刷物やコンテンツの制作にも対応しています。詳しくは、こちらからお問い合わせください。

なお、オンライン展示会の集客につなげる案内メールの書き方については、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。