【例文付き】展示会の来場率を高める案内状作成の6つのポイント
※2026年6月17日更新
展示会の案内状は、見込み顧客や既存顧客に展示会への来場を直接促すための重要な集客施策です。
開催の2〜3週間前を目安に、展示内容やブース情報といった必要事項を分かりやすく伝えることで、スケジュールを確保してもらいやすくなります。また、メール・郵送・手渡しなど、相手の状況に応じて案内方法を使い分け、「4U」の考え方を取り入れることで来場率の向上が期待できます。
この記事では、展示会における案内状の目的や招待状との違いをはじめ、記載すべき項目、作成時のポイント、送信後のフォロー施策までを解説します。
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展示会の案内状を送付する目的
展示会において案内状を送付する目的は、事前の集客です。
展示会の来場者・参加者は限られた時間を効率的に使うために、訪問するブースを事前に決めているケースがあります。この場合、展示会場内での集客施策による効果を期待できない可能性も考えられます。
既存顧客や見込み顧客に対して案内状を送付しておくことで、訪問予定のブースとして自社を組み込んでもらいやすくなります。
案内状と招待状の違い
案内状と近い言葉に、招待状があります。案内状と招待状は、送付する目的や送付先に違いがあります。
▼案内状と招待状の違い
目的 | 送付先 | |
案内状 | 事前の集客 | 見込み顧客・既存顧客 |
招待状 | 顧客との関係性強化 | 優良顧客 |
案内状は見込み顧客や既存顧客に対して事前の集客を行うために送付されます。一方で、招待状は優良顧客との関係性をさらに強化することを目的とします。
展示会の案内状を送付するタイミング
案内状は、展示会が開催される2〜3週間前に送付することが一般的です。
ただし、招待相手が重役や役員などの忙しいポジションの場合は、2〜3週間前ではすでにスケジュールが埋まっている可能性があります。招待相手の忙しい状況が予測される際は、1ヶ月前には相手の手元に届くように送付します。
なお、案内状のほかに自社サイトやSNSなどで告知する場合には、展示会の1ヶ月ほど前から告知を始めておくことも重要です。
案内状に記載する主な項目
展示会の案内状に記載する主な項目は、以下のとおりです。
▼展示会の案内状に記載する主な項目
展示会の開催日程
自社ブースの展示内容・アピールポイント
展示会への参加費用
会場の場所・アクセス方法
自社ブースの位置
問い合わせ先
日時や場所などの基本情報だけでなく、展示内容やアピールポイントも記載することで、自社ブースに興味を持って展示会まで足を運んでもらいやすくなります。
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案内状を作成するときの6つのポイント
案内状を作成する際は、受け取った人が内容を理解しやすく、参加したくなるような情報を記載することがポイントです。ここでは、集客を促すための案内状作成のポイントを6つ紹介します。
①ビジネス文書の様式で作成する
案内状は社外に向けて送付するビジネス文書の一つといえるため、作成する際はビジネス文書の様式に沿う必要があります。
日付や差出人、宛先などのあとに時候の挨拶を添えてから本文へと移ります。失礼にならないように礼儀とマナーを守りながら、内容が理解しやすい文章になるように作成することがポイントです。
②日程・場所などを分かりやすく記載する
展示会の日程や場所などの基本情報は、分かりやすく記載することがポイントです。挨拶文やメインビジュアルと分けて、基本情報を表または箇条書きにしてまとめると、読む人が内容を理解しやすくなります。
また、自社ブースの場所が分かりやすいように、会場内の地図を記載することも重要です。オンライン展示会の場合は、会場URLを記載します。
③参加のメリットを明記する
案内状には、展示会に参加するメリットを明記することが重要です。
ノベルティの配布や先着プレゼント、無料相談会の実施など、展示会に参加することで得られるメリットを分かりやすく明記すると、参加意欲を高めて集客につながりやすくなります。
ほかにも、Webサイトでの情報収集だけでは得られない非公開情報の提供や、実際に商品を体験できるイベントなどが参加のメリットに挙げられます。
④案内方法を使い分ける
案内状を送る相手に合わせて、案内方法を使い分けることもポイントの一つです。
案内状は、メールで送信する、または手紙・はがきで郵送することが一般的です。ただし、手紙・はがきで郵送する場合には、製作費・印刷費・郵送費などのコストが発生します。
コストの負担を抑えるためには、基本的にはメールで配信して、既存顧客や有望な見込み顧客に対してのみ郵送・手渡しで送付するといったように使い分けることがポイントです。郵送や手渡しで届ける際は、事前に相手に連絡を入れておくと親切な印象になります。
⑤セールスライティングにおける4Uを活用する
4Uを活用することで、送付する相手に分かりやすく訴求しやすい案内状を作成できます。4Uとは、セールスライティングで用いられる原則です。具体的には以下を指します。
▼セールスライティングの4U
4Uの要素 | 概要 |
独自性（Unique） | 自社独自の要素を含めること |
有益性（Useful） | 顧客にとってのメリットを示すこと |
緊急性（Urgent） | 急いだ方が得だと相手に思わせること |
超具体性（Ultra specific） | 具体的な内容を分かりやすく伝えることで、情報の信頼性を高めること |
ただし、無理にすべての要素を案内状に盛り込む必要はありません。
⑥案内状の送付後は電話でフォローする
展示会の案内状を送付したあとは、送付した相手に電話でフォローを行います。
案内状を送付したものの、ほかの郵送物やメールに紛れてしまい、見落とされてしまう可能性があります。開封の確認を兼ねて電話でフォローしておくと、相手の記憶に残りやすくなることが期待できます。
なお、展示会のお礼メールの書き方やポイントこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
オンライン展示会の案内状で押さえるべきポイント
近年増加しているオンライン展示会（Web展示会）では、オフライン（リアル）の展示会とは案内する内容が異なります。オンラインならではの参加方法や視聴環境など、参加ハードルを下げるための情報を分かりやすく提示することが重要です。
オンライン展示会特有の記載項目
オンライン展示会の案内状では、以下の項目を漏れなく記載し、相手が迷わずアクセスできるように配慮します。
▼案内状の記載項目
参加URL・ログイン方法 | 本文の目立つ位置にリンクを配置し、パスワードが必要な場合は分かりやすく記載する。 |
視聴条件の明記 | 推奨ブラウザ（Google Chromeなど）や、必要な通信環境などを記載する。 |
事前登録の案内 | 登録が必要な場合は、登録フォームのURLと締切日を明記する。 |
タイムテーブル・登壇者情報 | どの時間帯にどのようなセミナーやプレゼンが行われるかを示し、参加メリットを伝える。 |
アーカイブ配信の有無 | 当日参加できない方への配慮として、後日視聴できるアーカイブ配信がある場合はその旨を案内する。 |
オンライン展示会向けメールテンプレート
オンライン展示会では、メールが主要な案内チャネルとなります。そのまま実務で活用できるメールテンプレートをご紹介します。
件名：【ご案内】〇〇オンライン展示会出展のお知らせ（株式会社〇〇） 〇〇株式会社 いつも大変お世話になっております。 ■オンライン展示会 開催概要
▼ご参加・詳細はこちら（専用URL） ■弊社オンラインブースの見どころ
ご多忙の折とは存じますが、皆様のご参加を心よりお待ち申し上げております。 [署名] |
案内状のテンプレート
ここでは、オフライン（リアル）展示会における案内状のテンプレートを、メール用と郵送用に分けてご紹介します。
メールで送信する場合
件名：【ご案内】「〇〇展202X」出展のお知らせとご招待（株式会社〇〇） 〇〇株式会社 いつも大変お世話になっております。 この度、弊社は東京ビッグサイトにて ◯月◯日より開催されます「〇〇展202X」におきまして、ブースを出展する運びとなりました。 ■展示会 開催概要
※ご入場の際は、公式サイトからの事前登録が必要となります。 会場にて[氏名]様にお会いできますことを、心より楽しみにしております。 [署名] |
手紙やはがきを郵送する場合
202X年◯月◯日 ◯◯株式会社 株式会社〇〇 ◯◯展 出展のご案内 拝啓 〇〇の候、貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。 敬具 記 展示会名：〇〇展202X 以上 |
なお、展示会終了後の報告書作成については、こちらの記事で解説しています。
展示会の案内状に関するよくある質問
案内状の送付に関して、担当者が抱きやすいよくある疑問についてお答えします。
Q1.展示会の案内状はいつ送るのがベストですか？
オフライン展示会の場合は、相手がスケジュールを調整しやすい「開催の2〜3週間前」を目安に送ります。オンライン展示会の場合は、場所の制約がないため「開催2週間〜1ヶ月前」に初回の案内メールを送信し、開催直前にもリマインドメールを送ると効果的です。
また、案内状の送付と同時に、自社サイトやSNSなどでも告知を行い、多角的に出展をアピールすることが重要です。
Q2.展示会の案内状をメールで送る際の件名のコツは？
メールの件名は、スマートフォンなどで見た際に見切れないよう「30文字前後」でまとめ、展示会への出展案内であることが一目で分かるように記載します。
単なるお知らせではなく、「〇〇の課題を解決する新製品発表」など、相手の業務課題やメリットを具体的に示す文言を含めることで、開封率につながりやすくなります。
Q3.案内状を送っても反応がない場合はどうすればよいですか？
メールや郵送で案内状を送ったあとに反応がない場合は、電話や個別のメールでフォローを入れることを検討してください。特に関係性の深い重要顧客には、営業担当者が紙の招待状を持参して直接お渡しする方法も有効です。
オンライン展示会の場合は、初回の案内メール後に申し込みがない顧客に向けて、開催1週間前や前日にリマインドの案内メールを再送信します。また、展示会への来場だけをゴールにするのではなく、案内状を送付したこと自体を「中長期的な接点形成（ナーチャリング）」のきっかけとして捉える視点も大切です。
まとめ
この記事では、展示会の案内状について、以下の内容を解説しました。
展示会の案内状を送付する目的
案内状と招待状の違い
展示会の案内状を送付するタイミング
案内状に記載する主な項目
案内状を作成するときの6つのポイント
オンライン展示会の案内状で押さえるべきポイント
案内状のテンプレート
展示会の案内状に関するよくある質問
展示会の案内状は、出展成果を左右する最初のタッチポイントです。相手の立場に立った分かりやすい情報提供とメリットの提示を行い、送付後の丁寧なフォローを徹底することで、見込み顧客の確実な来場へとつながります。
展示会に出展する際に、集客施策の立案やブースの企画に課題を感じているご担当者さまも多いのではないでしょうか。
『ビークス』では、展示会の企画や準備、開催後のフォローに至るまでを総合的に支援しています。また、オンライン展示会の制作や運営サポートにも対応しています。展示会でのリード獲得や商談化に向けた具体的なご相談は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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