【例文つき】展示会の案内状を送るタイミングとは？ 記載する項目と作成のポイント
※2024年7月22日更新
展示会に出展して成果につなげるには、ターゲットとなる顧客に参加してもらえるかが重要なポイントとなります。出展前の集客施策として欠かせないツールの一つに“案内状”があります。
既存顧客や住所・メールアドレスを知っている見込み顧客に対して、参加意欲を高める魅力的な案内状を送付することで、集客力の向上を図れます。
これから展示会の出展を検討しているマーケティング担当者のなかには、「案内状はいつ送付するとよいのか」「どのような内容を記載するとよいのか」などと調べている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、展示会における案内状の目的や招待状との違い、送付するタイミング、記載する項目、作成のポイント、例文について解説します。
目次[非表示]
- 1.展示会の案内状を送付する目的
- 2.案内状と招待状の違い
- 3.展示会の案内状を送付するタイミング
- 4.案内状に記載する主な項目
- 5.案内状を作成するときのポイント
- 5.1.①ビジネス文書の様式で作成する
- 5.2.②日程・場所などを分かりやすく記載する
- 5.3.③参加のメリットを明記する
- 5.4.④案内方法を使い分ける
- 5.5.⑤セールスライティングにおける4Uを活用する
- 5.6.⑥案内状の送付後は電話でフォローする
- 6.案内状のテンプレート
- 6.1.メールで送信する場合
- 6.2.手紙やはがきを郵送する場合
- 7.まとめ
展示会の案内状を送付する目的
展示会において案内状を送付する目的は、事前の集客です。
展示会の参加者は限られた時間を効率的に使うために、訪問するブースを事前に決めているケースがあります。この場合、展示会場内での集客施策による効果を期待できない可能性も考えられます。
既存顧客や見込み顧客に対して案内状を送付しておくことで、訪問予定のブースとして自社を組み込んでもらいやすくなります。
案内状と招待状の違い
案内状と近い言葉に、招待状があります。案内状と招待状は、送付する目的や送付先に違いがあります。
▼案内状と招待状の違い
目的 |
送付先 |
|
案内状 |
事前の集客 |
見込み顧客・既存顧客 |
招待状 |
顧客との関係性強化 |
優良顧客 |
案内状は見込み顧客や既存顧客に対して事前の集客を行うために送付されます。一方で、招待状は優良顧客との関係性をさらに強化することを目的とします。
展示会の案内状を送付するタイミング
案内状は、展示会が開催される2〜3週間前に送付することが一般的です。
ただし、招待相手が重役や役員などの忙しいポジションの場合は、2〜3週間前ではすでにスケジュールが埋まっている可能性があります。招待相手の忙しい状況が予測される際は、1ヶ月前には相手の手元に届くように送付します。
なお、案内状のほかに自社サイトやSNSなどで告知する場合には、展示会の1ヶ月ほど前から告知を始めておくことも重要です。
案内状に記載する主な項目
展示会の案内状に記載する主な項目は、以下のとおりです。
▼展示会の案内状に記載する主な項目
- 展示会の開催日程
- 自社ブースの展示内容・アピールポイント
- 展示会への参加費用
- 会場の場所・アクセス方法
- 自社ブースの位置
- 問い合わせ先
日時や場所などの基本情報だけでなく、展示内容やアピールポイントも記載することで、自社ブースに興味を持って展示会まで足を運んでもらいやすくなります。
案内状を作成するときのポイント
案内状を作成する際は、受け取った人が内容を理解しやすく、参加したくなるような情報を記載することがポイントです。ここでは、集客を促すための案内状作成のポイントを6つ紹介します。
①ビジネス文書の様式で作成する
案内状は社外に向けて送付するビジネス文書の一つといえるため、作成する際はビジネス文書の様式に沿う必要があります。
日付や差出人、宛先などのあとに時候の挨拶を添えてから本文へと移ります。失礼にならないように礼儀とマナーを守りながら、内容が理解しやすい文章になるように作成することがポイントです。
②日程・場所などを分かりやすく記載する
展示会の日程や場所などの基本情報は、分かりやすく記載することがポイントです。挨拶文やメインビジュアルと分けて、基本情報を表または箇条書きにしてまとめると、読む人が内容を理解しやすくなります。
また、自社ブースの場所が分かりやすいように、会場内の地図を記載することも重要です。オンライン展示会の場合は、会場URLを記載します。
③参加のメリットを明記する
案内状には、展示会に参加するメリットを明記することが重要です。
ノベルティの配布や先着プレゼント、無料相談会の実施など、展示会に参加することで得られるメリットを分かりやすく明記すると、参加意欲を高めて集客につながりやすくなります。
ほかにも、Webサイトでの情報収集だけでは得られない非公開情報の提供や、実際に商品を体験できるイベントなどが参加のメリットに挙げられます。
④案内方法を使い分ける
案内状を送る相手に合わせて、案内方法を使い分けることもポイントの一つです。
案内状は、メールで送信する、または手紙・はがきで郵送することが一般的です。ただし、手紙・はがきで郵送する場合には、製作費・印刷費・郵送費などのコストが発生します。
コストの負担を抑えるためには、基本的にはメールで配信して、既存顧客や有望な見込み顧客に対してのみ郵送・手渡しで送付するといったように使い分けることがポイントです。郵送や手渡しで届ける際は、事前に相手に連絡を入れておくと親切な印象になります。
⑤セールスライティングにおける4Uを活用する
4Uを活用することで、送付する相手に分かりやすく訴求しやすい案内状を作成できます。4Uとは、セールスライティングで用いられる原則です。具体的には以下を指します。
▼セールスライティングの4U
4Uの要素 |
概要 |
独自性（Unique） |
自社独自の要素を含めること |
有益性（Useful） |
顧客にとってのメリットを示すこと |
緊急性（Urgent） |
急いだ方が得だと相手に思わせること |
超具体性（Ultra specific） |
具体的な内容を分かりやすく伝えることで、 |
ただし、無理にすべての要素を案内状に盛り込む必要はありません。
⑥案内状の送付後は電話でフォローする
展示会の案内状を送付したあとは、送付した相手に電話でフォローを行います。
案内状を送付したものの、ほかの郵送物やメールに紛れてしまい、見落とされてしまう可能性があります。開封の確認を兼ねて電話でフォローしておくと、相手の記憶に残りやすくなることが期待できます。
案内状のテンプレート
ここからは、案内状をメールで送信する場合と郵送する場合の2とおりについて、テンプレートを用いて例文を紹介します。
メールで送信する場合
送信者名：山田｜株式会社A
|
手紙やはがきを郵送する場合
送付日付
|
まとめ
この記事では、展示会の案内状について以下の内容を解説しました。
- 展示会の案内状を送付する目的
- 案内状と招待状の違い
- 展示会の案内状を送付するタイミング
- 案内状に記載する主な項目
- 案内状を作成するときのポイント
- 案内状のテンプレート
展示会の案内状を見込み顧客や既存顧客へ向けて送付することで、事前の集客を効率的に行いやすくなります。
展示会の案内状は、出展の2〜3週間前に送付することが一般的です。案内状によって展示会への参加を促すには、ビジネス文書の様式に沿って日程・場所などを分かりやすく記載することや、参加のメリットを明記することがポイントです。セールスライティングにおける4Uを活用すると、送付する相手に分かりやすく訴求しやすい案内状を作成できます。
また、送付する相手に応じて案内方法を使い分けたり、送付後のフォローを行ったりすることも有効です。
『ビークス』では、展示会の企画や準備、開催後のフォローに至るまでをトータルサポートしています。集客施策に活用する案内状を含めた印刷物やコンテンツの制作にも対応しています。
詳しくは、こちらからお問い合わせください。
なお、オンライン展示会の集客につなげる案内メールの書き方については、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
