展示会の出展には、事前の集客施策やブースの設計、当日使用する資料・コンテンツの制作などのさまざまな準備が必要です。

チームが協力して効率的に進めるには、企画を作成して全体の流れや必要な準備などを把握・共有しておくことが重要といえます。

企画段階で綿密な計画を立てておくことで、意見やアイデアがまとまりやすくなるほか、タスクの優先順位を決めて各担当者がスムーズに動けるようになります。

展示会の企画を考案中の企業の担当者さまには、「どのような手順で企画を作成するとよいか」「気をつけておくポイントはあるか」などと気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、展示会における企画立案の進め方と押さえておきたいポイントについて解説します。

展示会における企画立案の進め方

展示会の企画を立案する際は、手順に沿って進めるとスムーズになります。一般的な進め方について6つのステップで解説します。

ステップ1｜出展目的・目標を設定する

ステップ1では、何のために展示会に出展するのかを考えて、目的を明確にする必要があります。

目的を明確にすることで、出展する展示会のテーマやターゲット層、展示する商品などの大まかな方向性を定められます。

また、目的を定めたあとは「最終的にどれくらいの成果を得られるか」といった具体的な数値目標を設定することも重要です。

▼展示会における目的・目標設定の例

ステップ2｜ターゲットを設定する

ステップ2では、ステップ1で定めた展示会の出展目的を考慮したうえで、参加してもらいたいターゲット層を設定します。

▼目的別のターゲット設定例

企業側の主観でターゲットを決めるのではなく、展示会のテーマや自社商品の特徴を踏まえて、どのような人にニーズがあるのかを考えることが重要です。

ターゲットの人物像を詳細に定義したペルソナを作成することで、課題・ニーズを想定しやすくなり、展示会の具体的な施策を検討できます。

▼ペルソナの設定項目

• 属性（年齢・性別・住所）
• 企業の規模
• 業種・職種
• 所属部署・役職・経歴
• 決裁権の有無
• 業務上の課題・要望・目標

ステップ3｜出展方法・内容を決める

ステップ3では、展示会の出展方法や出展する内容を決めていきます。

展示会には、単独開催・合同開催での出展方法があるほか、オフライン・オンライン・ハイブリッドなどの開催形式にも種類があります。

出展方法・開催形式によって必要な準備や当日の運営体制が変わるため、企画段階で決定しておくことが重要です。また、出展内容については展示会の出展目的やターゲットを基に決めることがポイントです。

▼出展内容について決める項目

• 出展テーマとコンセプト
• 展示する商品・サービスの内容と展示数
• 実施するイベント（セミナー、デモンストレーション　など）

なお、出展テーマの決め方やハイブリット展示会、オンライン展示会については、以下の記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

ステップ4｜必要なタスクを洗い出す

ステップ4では、展示会の出展準備をスムーズに進めるために、必要なタスクを洗い出して整理します。

出展に必要なタスクを整理しておくことで、「どの準備をいつまでに着手するか」「誰がどのタスクを担当するか」などを決めやすくなり、タスク漏れを防げるようになります。

▼展示会の出展に伴うタスク例

• 出展する展示会の決定・申し込み 
• 会場の手配（自社開催の場合）
• 事前の集客施策（DM、メール、SNS　など）
• ブース・装飾アイテムの制作
• コンテンツの制作（商品紹介動画やアニメーション　など）
• 販促物の制作（パンフレット、ノベルティ　など）
• 当日運営のスタッフ確保（交通手段の決定、宿泊場所の手配　など）

制作会社によるサポートを受ける場合には、依頼する業務の範囲や、やり取りをする担当者を決めておくことも必要です。

なお、展示会の集客に活用できるDMについては、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

展示会のDMで参加意欲を高めるには？ 基本の作り方とデザインのポイント

ステップ5｜予算を策定する

ステップ5では、展示会の出展や制作物の準備などにかかる費用をすべて洗い出して、予算を策定します。

展示会の出展方法や開催形式、制作物などによって費用は変動するため注意が必要です。必ず費用が発生する項目と、可能であれば追加したい項目を分けておくと、優先度に応じて予算の配分がしやすくなります。

なお、展示会の出展費用に関してはこちらの記事をご確認ください。

ステップ6｜スケジュールを作成する

ステップ6では、展示会の開催日から逆算して、出展までに必要なタスクと進行フローをまとめたスケジュールを作成します。展示会の企画は半年〜1年前までに作成しておくと、余裕を持って準備を進めやすくなります。

▼スケジュールの作成例

企画を作成する際に押さえておくポイント

企画を作成する際には以下のポイントを押さえておきます。

▼企画を作成する際のポイント

• 必要な人員数を確保する
• 人員を確保できない場合は外部委託で補う

企画を作成する際は、展示会の出展準備や当日の運営に必要な人員数について考慮しておくことが欠かせません。

準備に着手するタイミングで、タスクを割り当てる人員が不足していたり、当日の通常業務が重なっており人員確保ができなかったりする可能性も考えられます。

企画立案の時点で出展に必要なリソースを洗い出しておくことで、このようなリスクを防止できます。社内でリソースを確保するのが難しい場合には、企画や出展準備、運営などをトータルサポートしてくれる専門会社に依頼することも一つの方法です。

まとめ

この記事では、展示会の企画立案について以下の内容を解説しました。

• 展示会における企画立案の進め方
• 企画を作成する際に押さえておくポイント

展示会の準備をスムーズに進めるためには、展示会の目的とターゲット、出展方法、必要なタスク、予算などをまとめた企画を作成することが重要です。

また、展示会の出展に必要な準備は多岐にわたります。本格的な準備に着手する段階で人員不足にならないように、確保するリソースを洗い出しておくことがポイントです。社内でのリソース確保が難しい場合には、専門会社への依頼を検討することが必要です。

『ビークス』では、展示会の企画立案からブース制作、当日の運営、振り返りまでをトータルサポートいたします。イベントプロデュース実績20年のノウハウによって、展示会を成功へと導きます。

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