展示会の出展に必要な準備とスケジュールとは？ チェックリストを活用しよう！
展示会に出展する際の準備は多岐にわたり、半年〜1年ほど前から始めておく必要があります。また、チームで作業を分担しながら滞りなくスムーズに準備を行うためには、スケジュール管理も欠かせません。
これから展示会の出展を検討している企業さまのなかには、「展示会にはどのような準備が必要なのか」「準備を進めるスケジュールの目安はあるのか」などと疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。
この記事では、展示会の出展に必要な準備とスケジュールの目安について解説します。準備に活用できるチェックリストも記載しているため、ぜひご活用ください。
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展示会の準備とスケジュールの目安
展示会の出展準備は、以下のような流れで進めます。
▼出展準備の流れとスケジュールの目安
準備の流れ |
スケジュールの目安 |
1.目的と目標の設定 |
展示会の12～6ヶ月前 |
2.サポートの依頼とブース設計の準備 |
展示会の6～3ヶ月前 |
3.事前集客・告知 |
展示会の3～1ヶ月前 |
4.最終調整・リハーサル |
展示会の1ヶ月前～前日 |
①目的と目標の設定｜展示会の12〜6ヶ月前
展示会に出展する目的と目標を定めて、出展先を決定します。
目的を明確にすることで、ターゲットや出展する展示会のテーマ、展示商品などの方向性が定まり、企画を練りやすくなります。また、具体的な目標を数値化して設定すると、出展後に効果測定を実施して「どれくらいの成果が得られたか」を評価することが可能です。
展示会に出展する目的と目標設定の例は、以下のとおりです。
▼出展の目的と目標の例
項目 |
具体例 |
目的 |
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目標 |
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なお、企画の策定や費用対効果の分析については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
展示会の費用対効果はROIで分析！ 効果測定の方法や指標とは
②サポートの依頼とブース設計の準備｜展示会の6〜3ヶ月前
展示会に出展する際、ブースのデザイン設計や施工については外部の専門会社に依頼することが一般的です。なかには、企画の策定から運用までトータルサポートしている専門会社もあります。
出展をサポートする専門会社には種類があるため、依頼したい範囲や予算に合わせて検討することが必要です。また、このタイミングでスタッフの配置や当日の役割などを検討しておくと、不足しているリソースが明確になり、当日の運用サポートが必要かどうかを判断できます。
サポート内容や範囲は専門会社によって異なりますが、一般的に以下の3つの種類に分けられます。
▼展示会の出展をサポートする専門会社の主な種類
種類 |
特徴 |
企画・プランニング会社 |
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デザイン会社 |
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施工事業者 |
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なお、展示会の出展をサポートする会社の選び方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。
③事前集客・告知｜展示会の3〜1ヶ月前
展示会の3～1ヶ月前には、集客のための告知を行います。
展示会に出展して成果につなげるためには、より多くのターゲットを集客して自社のブースに訪れてもらう必要があります。以下のような方法で告知を行い、ターゲットに認知してもらうことが重要です。
▼展示会の集客を促すための告知方法
- 見込み顧客・既存顧客に招待状・DM（ダイレクトメール）を送付する
- 自社のWebサイトやSNSアカウントで情報を発信する
- プレスリリースを配信する
告知を行う際は、展示会の出展目的を踏まえたうえで、ターゲットと接点を持ちやすい媒体を選択することがポイントです。
なお、展示会の集客に役立つアイデアについては、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
④最終調整・リハーサル｜展示会の1ヶ月前～前日
展示会の出展日が近づいてきたら、必要な設備・販促物が揃っているか最終確認をしてリハーサルを実施します。
当日の流れや担当業務、トラブルが起きたときの対応方法などを決めておくことで各スタッフの役割と行動フローが明確になり、スムーズな運営につながります。
出展前に行っておく事項には、以下が挙げられます。
▼出展前に実施しておく事項
- 動画やアニメーションなどのコンテンツの配信チェック
- セミナーやデモンストレーションの演習
- 照明や音響などの機材のテスト稼働
- ブースの動線や見え方などについてのチェック
展示会のスケジュール管理に活用できるチェックリスト
展示会の準備をスムーズに進めるには、スケジュールの計画を立ててスタッフの役割分担や外部の専門会社とのやり取りを行うことが重要です。チェックリストを活用することで、準備の抜け・漏れをなくして遅延やトラブルを防止できます。
▼展示会の準備に活用できるチェックリスト
スケジュール |
準備すること |
展示会12ヶ月〜6ヶ月前 |
□ 目的と目標を定める |
展示会6〜3ヶ月前 |
□ 展示ブースの施工・装飾を依頼する会社を選定する □ ブースのデザイン設計や什器・装飾物・コンテンツの制作を手配する □ 展示会に参加するスタッフとその役割・配置を決定する |
展示会3〜1ヶ月前 |
□ 展示会への集客施策を検討する □ 招待状・DM・チラシなどを制作・送付する |
展示会1ヶ月前〜前日 |
□ 什器・備品・配布物を点検する □ 設備や展示品を搬入する □ 展示ブースを設営する □ スタッフの配置と運営の打ち合わせを行う □ 展示会の運営リハーサルを行う |
まとめ
この記事では、展示会の出展に必要な準備について以下の内容を解説しました。
- 展示会の準備とスケジュールの目安
- スケジュール管理に活用できるチェックリスト
展示会の出展には、目的・目標の設定やサポートの依頼、ブース設計の準備、集客施策などさまざま準備が発生します。スムーズに進行するには、スケジュールを立てて「いつまでに何をしておくか」「各スタッフがどのような役割を担当するか」を明確にしておくことが重要です。
初めての出展で準備に不安がある方は、事前の準備から当日の運営、出展後の振り返りに至るまでワンストップでサポートしてもらえる専門会社に依頼することがおすすめです。
『ビークス』では、展示会の企画・制作・運営を一貫してサポートをしております。デザイン設計と運用のチームによって、ご要望に合わせたきめ細かな対応が可能です。詳しくはこちらからお問い合わせください。
なお、ビークスではオンライン形式やハイブリッド形式での展示会にも対応しております。オンライン展示会の流れについては、こちらの記事をご覧ください。
