準備の流れ	スケジュールの目安
1.目的と目標の設定	展示会の12～6ヶ月前
2.サポートの依頼とブース設計の準備	展示会の6～3ヶ月前
3.事前集客・告知	展示会の3～1ヶ月前
4.最終調整・リハーサル	展示会の1ヶ月前～前日

①目的と目標の設定｜展示会の12〜6ヶ月前

展示会に出展する目的と目標を定めて、出展先を決定します。

目的を明確にすることで、ターゲットや出展する展示会のテーマ、展示商品などの方向性が定まり、企画を練りやすくなります。また、具体的な目標を数値化して設定すると、出展後に効果測定を実施して「どれくらいの成果が得られたか」を評価することが可能です。

展示会に出展する目的と目標設定の例は、以下のとおりです。

▼出展の目的と目標の例

項目	具体例
目的	営業案件の獲得自社商材の認知度向上既存顧客との関係強化　など
目標	名刺の枚数商談件数受注件数アンケートの回答数　など

なお、企画の策定や費用対効果の分析については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

展示会の企画立案が成功へのカギ！効率的に進める6つのステップ展示会の出展には、事前の集客施策やブースの設計、当日使用する資料・コンテンツの制作などのさまざまな準備が必要です。チームが協力して効率的に進めるには、企画を立案して展示会の全体像や必要な準備などを把握・共有しておくことが重要といえます。この記事では、展示会における企画書の役割や企画立案の効率的な進め方、押さえておきたいポイントについて解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

展示会の費用対効果を測定するROI分析。効果測定の方法や指標とは展示会の出展には、出展料をはじめブースの設計費、コンテンツの制作費、スタッフの人件費などのさまざまな費用が発生します。投資した費用に見合う利益を得ているかどうかを判断するためには、効果測定を実施して費用対効果を見ることが重要です。展示会の出展を予定している企業さまのなかには、「どのように効果測定を実施すればよいのか」「何を指標として費用対効果を測ればよいのか」などと疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。この記事では、展示会における効果測定の方法と費用対効果を測る指標、費用対効果を高めるポイントについて解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

②サポートの依頼とブース設計の準備｜展示会の6〜3ヶ月前

展示会に出展する際、ブースのデザイン設計や施工については外部の専門会社に依頼することが一般的です。なかには、企画の策定から運用までトータルサポートしている専門会社もあります。

出展をサポートする専門会社には種類があるため、依頼したい範囲や予算に合わせて検討することが必要です。また、このタイミングでスタッフの配置や当日の役割などを検討しておくと、不足しているリソースが明確になり、当日の運用サポートが必要かどうかを判断できます。

サポート内容や範囲は専門会社によって異なりますが、一般的に以下の3つの種類に分けられます。

▼展示会の出展をサポートする専門会社の主な種類

種類	特徴
企画・プランニング会社	出展企画の策定やブースのデザイン設計、コンテンツ制作、施工手配など幅広いサポートに対応しているマーケティングの知識・ノウハウにより戦略的な展示会を実現できる
デザイン会社	ブースのデザイン設計や什器・装飾物・販促物の制作などを専門としているビジュアルにこだわった個性的・斬新なブースづくりに向いている
施工事業者	企画書・設計書に基づいてブースの施工を行うことを専門としている企画の策定やデザイン設計については対応していないことが一般的

なお、展示会の出展をサポートする会社の選び方についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

展示会の制作会社はどう選ぶ？選択するポイントを知ってスムーズに出展しよう企業がマーケティング施策の一環として実施するBtoB向けの展示会は、新規顧客の開拓や商品・サービスの認知拡大などにつなげるための機会となります。展示会の参加にあたっては、レイアウトの設計やブースの装飾、提供する資料・コンテンツの制作など、さまざまな準備が必要です。制作会社に依頼することで、企画立案やブースづくりなどをサポートしてもらえるため、スムーズにブースを出展できるメリットがあります。しかし、制作会社によって実績やサービス内容は異なります。そのため、「制作会社を選ぶときに何をチェックすればよいのか」「依頼するときに何に気をつけるとよいのか」などと悩まれている企業担当者さまもいるのではないでしょうか。本記事では、これから展示会の出展を検討している方に向けて、制作会社の選び方とスムーズな出展につなげるポイントを解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

③事前集客・告知｜展示会の3〜1ヶ月前

展示会の3～1ヶ月前には、集客のための告知を行います。

展示会に出展して成果につなげるためには、より多くのターゲットを集客して自社のブースに訪れてもらう必要があります。以下のような方法で告知を行い、ターゲットに認知してもらうことが重要です。

▼展示会の集客を促すための告知方法

見込み顧客・既存顧客に招待状・DM（ダイレクトメール）を送付する
自社のWebサイトやSNSアカウントで情報を発信する
プレスリリースを配信する

告知を行う際は、展示会の出展目的を踏まえたうえで、ターゲットと接点を持ちやすい媒体を選択することがポイントです。

なお、展示会の集客に役立つアイデアについては、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

展示会の集客アイデア6選！オンライン・オフラインで使える施策と事前準備展示会の集客力アップを図るには、参加者にとって有益な情報と付加価値を提供して、興味関心や参加意欲を高める必要があります。これから展示会の出展を予定している企業のなかには「集客につなげるためのよいアイデアはないか」「事前に準備しておくことはないか」などと調べている方もいるのではないでしょうか。この記事では、オンライン・オフラインを問わず展示会で活用できる集客アイデアと、事前準備について解説します。展示会の集客力アップを図る6つのアイデア展示会の集客力をアップさせるには、ターゲットに展示会の出展情報を認知してもらい、参加したくなるような情報やコンテンツを提供することが重要です。ここでは、集客力アップを図るための6つのアイデアについて解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

④最終調整・リハーサル｜展示会の1ヶ月前～前日

展示会の出展日が近づいてきたら、必要な設備・販促物が揃っているか最終確認をしてリハーサルを実施します。

当日の流れや担当業務、トラブルが起きたときの対応方法などを決めておくことで各スタッフの役割と行動フローが明確になり、スムーズな運営につながります。

出展前に行っておく事項には、以下が挙げられます。

▼出展前に実施しておく事項

動画やアニメーションなどのコンテンツの配信チェック
セミナーやデモンストレーションの演習
照明や音響などの機材のテスト稼働
ブースの動線や見え方などについてのチェック

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⑤振り返りとフォローアップ｜展示会後

展示会後には振り返りと自社ブースに訪れた参加者へのフォローアップを行うことが重要です。

▼展示会後の振り返りとフォローアップ

実施	具体例
振り返り	展示会の費用対効果を算出するアンケートの集計・分析を行うスタッフ間で話し合って改善点を洗い出す　など
フォローアップ	お礼メールを送る商談化が見込めるリードへのアプローチを行う　など

展示会後に振り返りを行うことで、PDCAを回して次回の展示会に活かせます。また、展示会で獲得したリードを商談につなげるには、相手の温度感に応じたフォローアップを継続することが欠かせません。

なお、展示会の効果測定やお礼メールについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

展示会の効果測定に用いる指標と実施のポイント展示会はオンライン・オフラインを問わず、リード獲得につなげるために有効な施策の一つです。展示会をよりよいものに改善するためには、いくつかの指標に基づいて効果測定を行うことが重要です。この記事では展示会の効果測定に用いる指標や具体的な測定方法、実施のポイントについて解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

【例文つき】展示会でのお礼メールの書き方。参加者の行動を促すポイントとは展示会出展後に商談へつなげるには “お礼メール”の送信が重要になります。お礼メールを送信することで、問い合わせや商談の申し込みなどにつながる可能性が期待できます。今回は、展示会でのお礼メールの書き方と参加者の行動を促すポイントについて解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

展示会で用意するもの

展示会においては、ブース内に展示する商材やディスプレイなどの展示物だけでなく、集客や運営、フォローアップなどを円滑に行うためにさまざまなものが必要となります。

なお、展示会の出展に必要なものについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

展示会の出展に必要なものとは？準備に役立つ持ち物リストも紹介展示会に出展する際には、ブースの準備や当日の運営などにさまざまな持ち物が必要になります。忘れ物をなくしてスムーズに運営するために、事前に必要な持ち物を準備しておくことが重要です。初めて展示会に出展するにあたり、「どのような持ち物が必要になるのか」「用意しておくと便利なものはあるのか」などと情報収集をしている方もいるのではないでしょうか。この記事では、展示会の出展時に必要な持ち物について、カテゴリ別のチェックリストとともに紹介します。なお、展示会の準備についてはこちらの記事で解説しています。株式会社ビークス【サービスサイト】

当日の集客に使用するもの

展示会場内に以下を用意しておくことで、当日の集客につなげられます。

▼展示会当日の集客に使用するもの

チラシ・フライヤー
カタログ
ノベルティ　など

チラシ・フライヤーや商材に関するカタログを用意することで、自社ブースへの訪問を促したり、商材の特徴を知ってもらったりできます。

また、ブースへの訪問者やアンケートの回答者にノベルティを配布する方法も集客施策として有効です。

なお、展示会のチラシ・フライヤーやノベルティについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

チラシ・フライヤーを使って展示会ブースへの集客力を向上！制作のポイントとは展示会場での集客方法の一つに、チラシ・フライヤーの活用があります。チラシ・フライヤーはどちらも用紙一枚の印刷物で、B4・B5・A4などさまざまなサイズがあります。今回は、展示会で配布するチラシの内容や、自社ブースへの集客力を高めるチラシ制作のポイントについて解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

展示会のノベルティ戦略で期待できる3つの効果！参加者に喜ばれるのはどのような商品？展示会の開催にあたって、参加意欲の向上や企業・商品の印象づけを図るために、参加者にノベルティを配布することがあります。出展する企業によって配布するノベルティは異なりますが、日用品やビジネス用品、食品などその種類は多岐にわたります。展示会でノベルティの配布を検討している企業さまのなかには、「どのような効果が期待できるのか」「参加者に喜ばれる商品はどのようなものか」と気になる方もいるのではないでしょうか。この記事では、展示会のノベルティ戦略で期待できる効果と、参加者に喜ばれやすいおすすめの商品について紹介します。株式会社ビークス【サービスサイト】

ブースの運営をスムーズに行うためのもの

ブースの運営をスムーズに行うには、以下を用意しておくことがポイントです。

▼ブースの運営をスムーズに行うためのもの

運営マニュアル
小型のホワイトボード
文房具　など

運営マニュアルに当日のオペレーションやスタッフの配置などをまとめておくことで、展示会の円滑な運営につながります。また、小型のホワイトボードや文房具があると、展示会当日におけるスタッフ間での情報共有がスムーズに行えます。

なお、展示会の運営マニュアルについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

展示会の運営マニュアルを作成！効率よく運営するための記載内容展示会の運営には、事前の準備から当日の運営までさまざまな作業が発生します。スケジュールに沿って円滑に進行するには、運営マニュアルを作成して展示会における全体の流れや必要な作業内容について明確にしておくことが重要です。この記事では、展示会の運営マニュアルを用意する目的やカテゴリ別の記載内容について解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

振り返り・フォローアップに役立つもの

展示会の当日に以下を用意しておくと、終了後の振り返りやフォローアップが行いやすくなります。

▼振り返り・フォローアップに役立つもの

アンケート用紙
アンケート用のぺン・クリップボード・ホッチキス
貴名受け　など

参加者へのアンケートは、振り返り・フォローアップを行ううえで欠かせません。アンケートに回答してもらう際にはペンやクリップボード、ホッチキスなどを用意しておくとスムーズに行えます。

また、貴名受けをブース内に設置しておくと、スタッフの手が空いていない場合でも自社商材に興味のある参加者に名刺を入れてもらえるようになり、展示会後のフォローアップにつなげられます。

なお、展示会のアンケートについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

【例文つき】展示会のアンケートを作成する方法と設問ポイント展示会では次のフォローアップにつなげるためにアンケートを実施します。成約の見込み度を見極めて効率的にフォローアップを行うには、アンケートを通して参加者の属性やニーズの有無、検討段階などを把握することが重要です。今回は、展示会のアンケートを作成する方法と設問のポイントについて解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

展示会のスケジュール管理に活用できるチェックリスト

展示会の準備をスムーズに進めるには、スケジュールの計画を立ててスタッフの役割分担や外部の専門会社とのやり取りを行うことが重要です。チェックリストを活用することで、準備の抜け・漏れをなくして遅延やトラブルを防止できます。

▼展示会の準備に活用できるチェックリスト

スケジュール	準備すること
展示会12ヶ月〜6ヶ月前	□ 目的と目標を定める □ 展示内容を決定する □ 出展する展示会を決めて申し込む
展示会6〜3ヶ月前	□ 展示ブースの施工・装飾を依頼する会社を選定する □ ブースのデザイン設計や什器・装飾物・コンテンツの制作を手配する □ 展示会に参加するスタッフとその役割・配置を決定する
展示会3〜1ヶ月前	□ 展示会への集客施策を検討する □ 招待状・DM・チラシなどを制作・送付する
展示会1ヶ月前〜前日	□ 什器・備品・配布物を点検する □ 設備や展示品を搬入する □ 展示ブースを設営する □ スタッフの配置と運営の打ち合わせを行う □ 展示会の運営リハーサルを行う

まとめ

この記事では、展示会の出展に必要な準備について以下の内容を解説しました。

展示会の準備とスケジュールの目安
展示会で用意するもの
スケジュール管理に活用できるチェックリスト

展示会の出展には、目的・目標の設定やサポートの依頼、ブース設計の準備、集客施策などさまざま準備が発生します。スムーズに進行するには、スケジュールを立てて「いつまでに何をしておくか」「各スタッフがどのような役割を担当するか」を明確にしておくことが重要です。

また、展示会当日にはさまざまなものが必要となるため、欠かさずに用意する必要があります。

初めての出展で準備に不安がある方は、事前の準備から当日の運営、出展後の振り返りに至るまでワンストップでサポートしてもらえる専門会社に依頼することがおすすめです。

『ビークス』では、展示会の企画・制作・運営を一貫してサポートをしております。デザイン設計と運用のチームによって、ご要望に合わせたきめ細かな対応が可能です。

詳しくは、こちらの資料をご確認ください。

なお、ビークスではオンライン形式やハイブリッド形式での展示会にも対応しております。オンライン展示会の流れについては、こちらの記事をご覧ください。

オンライン展示会の流れは？準備の際に活用できるチェックリストを紹介オンライン展示会の明暗を分けるのは、開催前の事前準備といっても過言ではありません。「段取り八分」という言葉があるように、開催前の準備をどれだけ綿密にできるかが重要といえます。特に、自社のみでオンライン展示会を開催する場合、「展示会の流れについてよく分かっていない」「何から準備したらよいか分からない」といった不安もあるのではないでしょうか。そこでこの記事では、初めてオンライン展示会の開催を検討している企業の担当者の方に向けて、開催のメリット・デメリットや開催までの流れと必要な準備などについて解説します。また、各ステップのチェックリストや注意点についてもまとめています。ぜひご活用ください。株式会社ビークス【サービスサイト】

【展示会出展に役立つ資料をあわせてご覧ください】

＼何を伝えるかもう悩まない！／展示会出展オリエンテーション準備ガイド

沖田

ビークスのディレクターです。オンライン・オフラインの展示会業務に関わる方に向けて最適な情報をお届けします。ビークスは展示会サポート歴20年。イベント企画・デザイン・運営などのノウハウを活かして、展示会の開催・出展をトータルでサポートいたします。

展示会の出展準備と用意すべきものとは？チェックリストを活用しよう！