項目	必要なもの
会場への出入りに必要なもの	□ 出展者バッジ □ 車両証
設営に必要なもの	□ ガムテープ □ 養生テープ □ セロハンテープ
ブースに設置するもの	□ 当日の配布物と在庫管理表 □ 受付サイン □ 貴名受け □ 冊子用スタンド □ パネル掲示用品 □ プレゼンテーション・セミナー用の機材

①出展者バッジ・車両証

展示会の出展者であることを示す出展者バッジと、イベント会場に車両を停めるための車両証を用意します。

出展者バッジの形状は、腕章やステッカーなどイベントによって異なります。車両証は、設営に必要な機材や什器などを搬入するために必要です。

②配布物・在庫管理表

チラシやパンフレット、ノベルティなどの当日の配布物を用意します。その際は、在庫状況や配布部数が分かるように在庫管理表を併せて準備しておくことが必要です。

また、カタログコーナーに置くものだけでなく、ブース前で配るもの、説明用に使用するものなどを事前に整理しておくと当日に配布しやすくなります。

③ガムテープ・養生テープ・セロハンテープ

テープ類は、展示物の設置やメモの張り出しなどに使用します。

ブース内に直接ガムテープを使用することが禁止されている場合もあるため、ガムテープと養生テープの両方を持ち込むと安心です。また、セロハンテープがあるとメモの張り出しや小さい展示物の貼りつけに役立ちます。

④受付サイン

ブース内に受付台を設置する場合は、受付場所を分かりやすく示すための受付サインを掲示しておくことが有効です。受付サインを掲示すると、参加者への誘導がスムーズになります。

⑤貴名受け

貴名受けは、展示会当日に説明するスタッフの手が空いていない場合や、詳しく話を聞く時間がない参加者がいる場合に、名刺を入れてもらうための箱です。

貴名受けに名刺を入れてくれた参加者は、自社の商材に興味があり「話を聞きたい」という意思があると考えられます。その後のアプローチにつなげるために、用意しておくほうがよいといえます。

⑥冊子用スタンド

冊子用スタンドは、企業や商材に関する冊子・パンフレットを掲示するスタンドです。平置きするよりもスペースを削減できるほか、スタンドに立てることで参加者の目にとまりやすくなります。

⑦パネルの掲示用品

ブース内にパネルを掲示するためのチェーン・ワイヤーやS字フックなどを用意しておきます。

チェーンにS字フックをつけることで、パネルや額などを吊るして掲示できるようになります。ただし、会場によっては掲示方法に規制が設けられている場合もあるため、事前に確認しておくことが重要です。

⑧プレゼンテーションやセミナー用の機材

展示会でプレゼンテーションやセミナーを行う場合は、パソコン・マイク・スピーカーといった各種機材を用意します。

ブースで使用できる電源の数・場所を確認したうえで、延長ケーブルやバッテリーを揃えておくことも必要です。

▼プレゼンテーションやセミナー用の機材一覧

パソコン
マイク
スピーカー
アンプ
プロジェクター
延長ケーブル
バッテリー　など

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【カテゴリ②】当日の運営・接客に必要なもの

展示会の当日には、運営と接客を行うための文房具やアンケート用紙、掃除道具などを用意する必要があります。

▼当日の運営・接客に必要なもの

項目	必要なもの
会場に設置またはスタッフが所持しておく文房具	□ フェルトペン □ ボールペン □ メモ帳付箋 □ クリアファイル □ ホッチキス □ クリップ
会場に設置しておくもの	□ 運営マニュアル □ アンケート用紙
ブースや通路の掃除に必要なもの	□ ほうき □ ちりとり □ モップ □ ごみ袋

①文房具

展示会の当日には、スタッフ間で伝達事項や運営状況などの情報を共有したり、参加者とのやり取りを記録したり、さまざまな作業が発生します。

バックヤードでの伝言の張り出しやメモ書きを行うために、フェルトペン・ボールペン・メモ帳・付箋などの文房具を用意しておくと便利です。

また、配布資料やパンフレットを持ち帰ってもらいやすくするために、クリアファイル・ホッチキス・クリップなども用意しておきます。

②運営マニュアル

当日のオペレーションやスタッフの配置、緊急時の連絡先などをまとめた運用マニュアルを共有したあと、当日確認できるようにブースに備えておきます。

バックヤードに貼り出すとともにスタッフ全員に配布しておくと、必要なときにすぐに確認しやすくなり、トラブルが起きた際にスムーズな対応ができます。

③アンケート用紙

参加者の属性や展示会の感想などを把握するために、アンケート用紙を作成・用意する必要があります。

アンケート用紙は当日に不足しないように多めの部数を印刷します。また、当日はデータを持参して、不足した場合にすぐに印刷できるように準備しておくことがおすすめです。

④掃除用具

展示会の当日は人が多く出入りするため、ごみやほこりがたまりやすくなります。ブース内や通路などをこまめに掃除して常にきれいな状態を保つために、ほうき・ちり取り・モップ・ごみ袋などの道具を用意しておきます。

【カテゴリ③】あると便利なもの

展示会に出展する際に、用意しておくと便利なものがあります。

▼展示会の運営にあると便利なもの

項目	用意するもの
あると便利なもの	□ ホワイトボード □ ウェットティッシュ・アルコール消毒液 □ 折り畳みコンテナ

①ホワイトボード

ホワイトボードは、スタッフ間の伝言やメモ書きを共有するために役立ちます。メモや付箋を貼りつけたり、直接書き込んだりしてスタッフ間の情報共有を円滑に行えるようになります。

②ウェットティッシュ・アルコール消毒液

ブースが汚れてしまったときや、参加者がよく触れる場所を拭くときなどにウェットティッシュが役立ちます。清潔なブース環境を維持するために、アルコール消毒も用意しておくことが望まれます。

③折り畳みコンテナ

折り畳みコンテナを用意しておくと、配布物や備品などをカテゴリに分けてストックできます。バックヤードを整理整頓することでスタッフが目的の配布物・備品を見つけやすくなるほか、紛失を防げるようになります。

まとめ

この記事では、展示会の出展に必要なものについて以下の内容を解説しました。

ブースの準備に必要なもの
当日の運営・接客に必要なもの
あると便利なもの

展示会の出展にあたっては、ブースの準備から当日の運営、接客に至るまでにさまざまな道具・販促物・機材などを用意する必要があります。チェックリストを活用して、忘れ物がないように準備しておくことが重要です。

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沖田

ビークスのディレクターです。オンライン・オフラインの展示会業務に関わる方に向けて最適な情報をお届けします。ビークスは展示会サポート歴20年。イベント企画・デザイン・運営などのノウハウを活かして、展示会の開催・出展をトータルでサポートいたします。

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