展示会の制作会社はどう選ぶ？ 選択するポイントを知ってスムーズに出展しよう

企業がマーケティング施策の一環として実施するBtoB向けの展示会は、新規顧客の開拓や商品・サービスの認知拡大などにつなげるための機会となります。展示会の参加にあたっては、レイアウトの設計やブースの装飾、提供する資料・コンテンツの制作など、さまざまな準備が必要です。

制作会社に依頼することで、企画立案やブースづくりなどをサポートしてもらえるため、スムーズにブースを出展できるメリットがあります。

しかし、制作会社によって実績やサービス内容は異なります。そのため、「制作会社を選ぶときに何をチェックすればよいのか」「依頼するときに何に気をつけるとよいのか」などと悩まれている企業担当者さまもいるのではないでしょうか。

本記事では、これから展示会の出展を検討している方に向けて、制作会社の選び方とスムーズな出展につなげるポイントを解説します。

展示会における制作会社の選び方

展示会の企画立案やブースづくり、運営サポートなどを外部の制作会社に依頼する際は、自社の要件に合っているかどうかの確認が必要です。確認が必要な項目には、以下が挙げられます。

希望する出展形式に対応している

展示会の出展形式には、主にオフライン型・オンライン型・ハイブリッド型の3種類があります。それぞれの違いは、以下のとおりです。

▼出展形式の違い

出展形式によって運営方法や製作物などが異なるため、自社が希望する出展形式に対応している制作会社を選ぶことが重要です。

近年では、コロナ禍によって従来のオフライン型からオンライン型への移行が見られていました。しかし、イベント再開の動きが広がったことを受けて、今後は両方を並行して実施するハイブリッド型の展示会も増加すると考えられます。

なお、ハイブリッド展示会のメリットや注意点はこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

同じ業界・業種のサポート実績がある

展示会の制作会社によって、得意とする業界・業種は異なります。

例えば、製造系やIT系、美容系、建築系などの特定の業界に特化した制作会社があります。自社の業界・業種と親和性の高い開催実績を持つ制作会社を選ぶと、課題・要望に応じて、より質の高い提案をしてもらえることが期待できます。

依頼したい業務範囲に対応している

展示会の出展サポートを依頼する制作会社によって、対応できる業務の範囲は異なります。自社でどこまで対応するか、社内リソースを踏まえたうえで、依頼したい業務範囲をカバーしている制作会社を選ぶことがポイントです。

制作会社での業務範囲には、ある特定の業務に特化した会社と、展示会全体をトータルサポートしている会社があります。

▼制作会社の業務範囲

• 企画のみに特化している
• ブースのデザイン設計・装飾に特化している
• 企画から出展までを一貫してサポートしている

トータルサポートしている会社であれば、一度にイメージの共有や進捗報告ができるため、スムーズに進行できることが利点です。

展示会前後のフォローがある

展示会そのものの企画や運営だけでなく、開催前後のフォローを受けられるかどうかも確認することが重要です。

展示会でより多くの見込み顧客を獲得するには、事前の広告やPRなどの集客施策が必要です。また、展示会後には、その場で商談に至らなかった見込み顧客に対するアフターフォローも欠かせません。

事前の集客施策や実施後の振り返りなどをサポートしてくれる制作会社を選ぶと、名刺獲得や成約数といった成果を期待できます。

制作会社に依頼してスムーズに出展するポイント

制作会社に依頼する際は、自社の要望に合ったサポートを受けるために、事前に予算や目的、依頼範囲などを決めておくことが大切です。主なポイントには、以下が挙げられます。

①数値目標を基に予算を策定する

1つ目のポイントは、展示会の開催でどれくらいの効果が得られるかを定量的に評価できる数値目標を設定して、それを基に予算を策定することです。

数値目標の例には、以下が挙げられます。

▼数値目標の例

• ブースの訪問数
• 名刺の交換数
• 商談のアポイントメント数
• アンケートの回答数
• 最終的な受注件数

数値目標を設定することで、どれくらいの費用を投資するとよいかが明らかになり、ブース装飾やコンテンツ制作、人件費などの予算を策定できます。
また、予算を策定することで、制作会社から提示された見積もりの判断や費用交渉などをスムーズに行えるようになります。

なお、展示会の費用相場については、こちらの記事で解説しています。

②目的・ターゲットを定める

2つ目のポイントは、展示会に出展する目的と集客したいターゲットを定めておくことです。

目的・ターゲットがあいまいな場合、制作会社との認識に相違が生まれて、思っていたものと異なる企画やブース設計を提案される可能性があります。

統一感のあるコンセプトでブースづくりを行うためには、展示会の開催目的とターゲットを明確にして、制作会社との認識をすり合わせることが重要です。

③依頼範囲と役割を明確にする

3つ目のポイントは、制作会社に依頼する業務の範囲と、社内担当者の役割を明確にしておくことです。

制作会社によって対応できる業務範囲が異なります。そのため、社内のリソースを踏まえたうえで、「どの範囲までの業務を依頼したいのか」を整理しておく必要があります。

また、制作会社と円滑な打ち合わせやコミュニケーションを行うために、社内の窓口となる担当者と運営に関わる担当者の情報を共有しておくことも重要です。

まとめ

この記事では、展示会の出展サポートを依頼する制作会社について、以下の内容を解説しました。

• 展示会における制作会社の選び方
• 制作会社に依頼してスムーズに出展するポイント

展示会の出展サポートを依頼する制作会社によって、対応できる出展形式や業務範囲、得意とする業界・業種が異なります。

制作会社に依頼する際は、目的とターゲットを明確にしたうえで、依頼範囲を明確にすることや、数値目標を基に予算を策定しておくことが重要です。

『ビークス』では、展示会の企画・制作・運営を一貫してサポートしております。開催後の振り返りまでをフォローするため、次につながる展示会を開催できます。

また、オンライン型とハイブリッド型での出展形式にも対応しており、目的や課題に応じた最適なプランをご提案いたします。

なお、マーケティング施策として展示会を実施するメリットや成功するポイントについては、こちらの記事で解説しています。併せてご覧ください。