展示会の運営マニュアルを作成！ 効率よく運営するための記載内容

展示会の運営には、事前の準備から当日の運営までさまざまな作業が発生します。スケジュールに沿って円滑に進行するには、運営マニュアルを作成して展示会における全体の流れや必要な作業内容について明確にしておくことが重要です。

これから展示会の出展を控えている企業担当者のなかには「運営マニュアルにはどのような種類を用意すればよいのか」「具体的に何を記載すればよいのか」と気になる方もいるのはないでしょうか。

この記事では、展示会の運営マニュアルを用意する目的やカテゴリ別の記載内容について解説します。

展示会の運営マニュアルとは

展示会の運営マニュアルとは、展示会の出展に伴う業務全体の内容や進行について体系的にまとめた資料のことです。運営マニュアルを用意する目的には、主に以下の3つが挙げられます。

▼展示会の運営マニュアルを用意する目的

• 展示会の全体像をチーム全員で共有する
• 展示会の準備や運営に関する業務について漏れ・ミスを防ぐ
• 展示会に関するノウハウを自社に蓄積する　など

展示会に出展する際の流れや作業内容をチーム全員で把握できていない場合、業務の抜け漏れが発生したり、同じ作業を重複して行ったりする可能性があります。

「準備から当日の運営までどのように進行するか」「各フローでどのような業務が発生するか」などを明確にすることで、チーム全員が共通認識を持って円滑に業務を遂行できます。

これにより、業務の不備によるトラブルを防げるほか、スケジュールに沿って各スタッフが効率的に動けるようになります。また、展示会の出展後に改善点を洗い出してマニュアルをアップデートすると、ノウハウが蓄積されて次回に生かすことが可能です。

なお、展示会ブースの運営を行う際の業務についてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

展示会で作成する運営マニュアルの種類と記載内容

展示会の出展にあたって用意する運営マニュアルには、主に準備・受付・接客の3つが挙げられます。それぞれのマニュアルに記載する内容について解説します。

➀準備マニュアル

準備マニュアルは、展示会のスケジュールや開催日までに行う業務の内容、チームの運営体制などをまとめたものです。

▼準備マニュアルに記載する内容

• 展示会全体の進行スケジュール
• ブースの設営から撤退までのタイムスケジュール
• 会場と自社ブースの基本情報
• ブースのレイアウト・デザイン
• 体制図・スタッフ一覧
• 各スタッフの役割
• スタッフの服装・腕章　など

展示会のスケジュールや会場・ブースに関する基本的な情報を記載しておくことで、事前の準備と当日の運営をスムーズに行いやすくなります。

また、ブースの設計や当日の運営などを行うスタッフについても、役割・配置・業務内容などを決定してマニュアルに記載しておくと、一人ひとりの担当が明確になり、チームでの連携が円滑に行えます。

なお、展示会の準備や持ち物についてはこちらの記事で詳しく解説しています。

②受付マニュアル

受付マニュアルは、展示会当日の受付に関するスタッフの対応方法やフローをまとめたものです。

▼受付マニュアルに記載する内容

• 受付時の基本的なマナー
• 受付対応のフローチャート
• 参加者リストの作成方法
• 受付における禁止事項
• 参加者に情報提供を行う際の資料（会場マップ、各種配布物など）
• 受付に必要な備品のチェックリスト　など

受付での対応は出展企業の第一印象を左右するため、丁寧かつスムーズな対応ができるようにマニュアルに沿ってスタッフへの教育を行うことが重要です。

また、受付の際には参加者に配布物の受け渡しを行ったり、質問への回答を行ったりするケースもあることから、事前に対応の準備をしておく必要があります。

なお、受付の基本的な方法についてはこちらの記事をご確認ください。

③接客マニュアル

接客マニュアルは、展示会の当日に参加者への声かけや商材の説明などを行う際の対応方法についてまとめたものです。

▼接客マニュアルに記載する内容

• リード獲得の方針・方法
• ブース内での商材説明や名刺交換のフローチャート
• 接客時の注意事項　など

展示会でリードを獲得する際に、やみくもに声かけを行うと参加者に威圧感を与えてしまう可能性があります。どのような参加者をターゲットとするのか、方針や具体的なフローを定めることで、スタッフによるアプローチの精度を高められるほか、印象のよいコミュニケーションにつながります。

なお、スタッフの対応や名刺交換のマナーについては、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

展示会の運営マニュアルを作成する際のポイント

展示会の運営マニュアルを作成する際のポイントには、以下が挙げられます。

▼運営マニュアルを作成する際のポイント

• 運営に必要な情報はすべて記載する
• シミュレーションを実施しておく
• トラブル発生時の対応方法を定めておく

展示会の運営に必要な情報に漏れがあると、チーム全体で進行の流れや各スタッフの作業内容を把握できなくなり、トラブルにつながる可能性があります。運営マニュアルを作成する際は、必要な情報を洗い出してすべて記載できているか確認しておくことがポイントです。

また、当日の受付や接客に関するフローチャートを作成する際は、実際にスタッフの動線や案内方法などのシミュレーションを実施して「予想できていない対応はないか」「スムーズに対応を進められるか」などを確認することも必要です。

さらに、展示会の当日に自然災害や事故などのトラブルが発生する可能性もあります。事前に想定されるトラブルを考慮して、緊急時の連絡先や対応方法などをマニュアルにまとめておくと焦らず迅速な対応がとれるようになります。

まとめ

この記事では、展示会の運営マニュアルについて以下の内容を解説しました。

• 展示会の運営マニュアルを用意する目的
• 準備・受付・接客に関するマニュアルの記載内容
• 展示会の運営マニュアルを作成する際のポイント

展示会の運営マニュアルを作成すると、チーム全員でスケジュールや進行の流れ、各フローでの作業内容などを共有でき、事前準備と当日の運営をスムーズに進められるようになります。

運営マニュアルを作成する際は、必要な情報を抜け漏れなく記載するとともに、シミュレーションを実施してマニュアルの内容に問題点がないか確認しておくこと、トラブル発生時の対応方法をまとめておくことがポイントです。

また、展示会の準備や運営、マニュアル作成などの対応を効率的に進めるには、専門事業者によるサポートを受けることも一つの方法です。

『ビークス』では、展示会の企画・制作・運営をトータルサポートしています。数多くの展示会をサポートしてきた実績やノウハウを生かして、成果につながる展示会を実現します。運営マニュアルの作成もお任せください。

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