コラム

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展示会の受付はどのように行う? 基本の方法と印象アップを図るポイント

展示会では、自社ブースに訪れた参加者を把握するために、受付を設置することが多くあります。

受付は参加者と最初に接する機会となり、自社の印象や次のアクションを左右する重要な要素となるため、丁寧かつスムーズに実施することが求められます。

これから展示会の出展を検討している担当者のなかには、「どのような場所・方法で受付を実施するとよいか」「印象アップや関心喚起につなげるにはどのような対応をすればよいか」などと気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、展示会の受付を行う基本的な方法と対応のポイントについて解説します。


目次[非表示]

  1. 1.展示会の受付を行う基本的な方法
  2. 2.展示会で受付を行うときの5つのポイント
    1. 2.1.①受付場所へ誘導するサインを設置する
    2. 2.2.②参加者の属性に合わせて挨拶を変える
    3. 2.3.③展示ブースや展示物について簡単な説明を行う
    4. 2.4.④配布物に関する説明を行う
    5. 2.5.⑤受付後のアクションを誘導する
  3. 3.まとめ


展示会の受付を行う基本的な方法

展示会では、展示会場または自社ブースの入り口で受付を行うことが一般的です。


▼受付を行う場所

展示会の出展形式
受付を行う場所
単独開催
展示会場の入り口
合同開催
自社ブースの入り口


ブース前の通路やブース内の動線を妨げない場所で受付を行う必要があります。また、受付の方法には主にアナログとデジタルの2つがあります。


▼受付の方法

受付の形式
方法
アナログ
  • 貴名受けで名刺を収集する
  • スタッフが受付カウンターで名刺を受け取る
  • 口頭で会社名・氏名を聞いて、事前に申し込みがあった参加者リストと照合する
  • 事前に送付した招待状を受け取る
デジタル
  • 招待状や申し込み完了メールに二次元バーコードを記載して、スキャン用の端末を用いて読み取る
  • 読み取り用の二次元バーコードを受付場所に掲示して、参加者のスマートフォンを用いて情報入力をお願いする


自社スタッフによる受付や参加者リストに会社名・氏名を記載してもらう方法では、参加者数が増えると混雑を招く可能性があります。展示会の規模や想定される参加者数に応じて、スムーズに受付ができる方法を選択することが重要です。



展示会で受付を行うときの5つのポイント

展示会の受付は、参加者と初めて接する機会となります。よい印象を持ってもらうには、丁寧かつスムーズに受付ができるような動線づくりや対応に配慮する必要があります。


①受付場所へ誘導するサインを設置する

自社ブースに訪れた参加者が受付がどこか分かるように、受付サインを提示します。

置き型のサインを受付カウンターに設置したり、ブースの入り口にスタンド型のサインを設置したりして参加者の目にとまりやすくすることがポイントです。

また、貴名受けや二次元バーコードなどの無人で受付を行う場合には、受付の方法・手順に関する説明を記載しておく必要があります。


▼貴名受けを用いたサインの例

「この度はご参加ありがとうございます。こちらの貴名受けに名刺をご投函いただきますようにお願い申し上げます。」


なお、スムーズに参加者を誘導するレイアウトのポイントはこちらで解説しています。併せてご確認ください。

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②参加者の属性に合わせて挨拶を変える

初めて出会った新規見込み顧客と、すでに接点のある既存顧客で受付の対応を柔軟に変えると、より親切な印象につながりやすくなります。

新規見込み顧客の場合は、企業や商材について詳しく知らない人もいると考えられるため、会社概要を簡単に説明することがポイントです。


▼参加者の属性に合わせた挨拶の例

参加者の属性
挨拶の例
新規見込み顧客向け
「この度はお参加いただきありがとうございます。弊社は〇〇の業界で創業△△年になる会社です。今回は新サービスに関する展示を行っておりますので、お気軽にご覧ください。気になる点や不明点がございましたら××にいるスタッフまでお声掛けください。」
既存顧客向け
「いつもお世話になっております。今回は〇〇に関する新サービスの魅力や特徴を〇〇さまに知っていただきたく、セミナーを実施しております。ぜひご参加ください。」


③展示ブースや展示物について簡単な説明を行う

受付では、展示ブースや展示物について簡単な説明を行います。

無人で受付を実施する場合には、ブースの入り口にスタッフを配置して口頭で案内をしたり、ブースの案内図やパンフレットを配布したりする方法があります。

ブースを見てもらう前に簡単な説明を行うと、興味関心を喚起できるほか参加者の利便性向上につながり、よい印象を持ってもらえることが期待できます。


▼受付で簡単に説明しておく項目

  • 展示会のテーマやコンセプト
  • 展示している商材と特徴
  • ブース内で体験できること(実物の体験、デモンストレーション、セミナー、商談会など)


④配布物に関する説明を行う

展示会の受付時に配布物を渡す場合には、配布物の内容についても説明を行います。配布物に対する説明の例は、以下のとおりです。


▼配布物の種類と説明例

配布物の種類
説明例
商材のパンフレット
「こちらは本日ご紹介する商材のご案内となっています。ぜひご覧ください。」
セミナー用のプレゼンテーション資料
「こちらはセミナーで使用する資料です。」
アンケート用紙
「お手数ですがこちらのアンケートにご回答いただき、回収係の者にお渡しください。」
ノベルティ
「こちらは展示会にご参加いただいた方にお渡ししているノベルティです。よろしければご活用ください。」


なお、展示会のノベルティ戦略についてはこちらの記事をご確認ください。

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⑤受付後のアクションを誘導する

受付の最後には、参加者が次のアクションをスムーズにとれるように誘導する言葉をかけることがポイントです。


▼アクションを誘導する声かけの例

  • 「担当のものが参りますので、それまで是非ブース内をご覧ください」
  • 「セミナー会場はブース右手にございます。〇時から開始予定となりますので、ぜひご参加ください。」


案内を行うことで、参加者が迷わずに目的の場所に辿り着けるようになり、ブース内での混雑を防止できます。

なお、展示会で実施するプレゼンのコツについてはこちらの記事をご覧ください。

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まとめ

この記事では、展示会の受付について以下の内容を解説しました。


  • 展示会の受付を行う基本的な方法
  • 展示会で受付を行うときの5つのポイント


展示会の受付方法には、アナログとデジタルの2つがあります。展示会の規模や想定される参加者数に応じてスムーズに受付ができる方法を選択する必要があります。

また、自社への印象アップを図るには、受付場所を誘導するサインの設置をはじめ、参加者の属性に合わせた挨拶や展示会・配布物に関する説明、受付後のアクションを誘導する声かけを行うことがポイントです。

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沖田
沖田
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