KPI項目	設定例	考え方
アプローチ件数	1日あたり100件	スタッフ数×1人あたりの対応可能数
獲得名刺枚数	3日間で200枚	ターゲット含有率を考慮して逆算
商談アポ獲得数	20件	名刺獲得数の10%を目安に設定
商談化率	30%	アポ獲得数からの転換率

展示会の出展費用はブースの広さによって異なりますが、数十万～数百万円かかるため、投資に見合うリターンを得るには、漠然と「名刺をたくさん集める」ではなく、商談化・成約までを見据えた数値目標が必要です。

KPIは「名刺枚数」だけでなく、「商談アポ獲得数」や「商談化率」まで設定すると、出展後の振り返りで費用対効果を正確に測定できます。

なお、出展費用の相場はこちらの記事で解説しています。

展示会の出展にかかる費用の内訳と相場は？予算を抑えるコツとは展示会の出展には、出展料の支払いに加えてブースの設計・施工や装飾、配布する販促物の準備などにさまざまな費用が発生します。この記事では、展示会の出展にかかる費用の内訳や相場、予算を抑えるコツ、注意点について解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

案内状を送付する

展示会でリードの獲得や商談化を目指すには、より多くのターゲット層に参加してもらう必要があるため、事前に見込み顧客・既存顧客へ案内状を送付します。

案内状を送付したあとには、電話で「展示会に参加していただきたい」ことを伝えておくと相手に丁寧な印象を与えられます。案内状の送付方法については、ターゲットとする顧客の属性やコストに応じて選定することが重要です。

▼案内状の送付方法

顧客の属性	送付方法
見込み顧客	問い合わせや資料請求の際に取得したメールアドレスへの一斉配信
既存顧客	会社・担当者宛ての招待状（書面）の送付

なお、事前の集客施策についてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

展示会の集客アイデア6選！オンライン・オフラインで使える施策と事前準備展示会の集客力アップを図るには、参加者にとって有益な情報と付加価値を提供して、興味関心や参加意欲を高める必要があります。これから展示会の出展を予定している企業のなかには「集客につなげるためのよいアイデアはないか」「事前に準備しておくことはないか」などと調べている方もいるのではないでしょうか。この記事では、オンライン・オフラインを問わず展示会で活用できる集客アイデアと、事前準備について解説します。展示会の集客力アップを図る6つのアイデア展示会の集客力をアップさせるには、ターゲットに展示会の出展情報を認知してもらい、参加したくなるような情報やコンテンツを提供することが重要です。ここでは、集客力アップを図るための6つのアイデアについて解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

出展する競合他社をリサーチしておく

事前に競合他社の出展内容を確認しておくと、当日にどのような話題で声かけや提案を行うとよいか、営業担当者によるアプローチの方向性を決めやすくなります。

展示会に特定のテーマが定められている場合は、競合他社と商品・サービスが類似する可能性があるため、自社ならではの強みや差別化できる要素を明らかにしておくことが重要です。

また、来場者から競合他社との違いについて聞かれることも考えられます。想定される質問については事前にトークスクリプトや資料を用意しておき、スムーズに説明できるようにしておく必要があります。

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展示会の当日に活用できる営業テクニック

展示会の当日には、自社の商材への期待感を醸成したり、後日のフォローアップにつなげる情報収集を行ったりするためのアプローチを行います。

チームの役割分担を明確にする

展示会の営業は個人プレーではなく、チームで成果を出すものです。展示会当日の人員配置と役割分担についても十分な準備が必要です。

明確な役割分担として、以下の4つの役割を事前に決めておきましょう。

役割	担当内容
呼び込み	通路を歩く来場者に声を掛け、ブースへ誘導する
説明	ブースに立ち寄った来場者に商品・サービスの概要を伝える
クロージング	見込み度の高い来場者に対して商談アポを取得する
集計	名刺情報・会話メモをリアルタイムで整理・記録する

集客と接客の役割分担を明確にすることで、全員が接客に集中して呼び込みが手薄になるといった事態を防げます。インサイドセールスがいる場合は、集客と接客の2つに分けて配置するのも効果的です。

声掛けトークスクリプトを型化する

展示会の営業で成果を出すには、場当たり的な声掛けではなく、型化されたトークスクリプトを用意しておくことが重要です。商品やサービスの機能説明に終始するのではなく、「3分」で相手の見込み度を見極め、次のアクションへつなげるスクリプトを作成しましょう。

具体的には、以下の4ステップで構成を型化し、誰でも成果を出せる状態を目指します。

ステップ	内容	ポイント
①フック	興味付けと前提確認	「コストを30%削減できる新しい手法をご存知ですか？」のように、相手にとってのメリットになる問いかけから入る
②ヒアリング	課題・ニーズの把握	「現在どのような課題をお持ちですか？」と具体的に聞く
③ソリューション提示	自社の解決策を簡潔に伝える	機能ではなく「導入後の成果」にフォーカスする
④ネクストアクション	次回アポの取得	その場で日程を提示し、商談の約束を取り付ける

声掛けの最初の一言は「説明させてください」ではなく、相手の課題に刺さる「問いかけ」にすると、足を止めてもらいやすくなります。

名刺交換をスムーズに行えるようにする

展示会の当日、最初に行う営業アプローチとなるのが名刺交換です。来場者と名刺交換を行いリードの情報を取得することで、後日のアプローチへとつなげられます。

ただし、いきなり来場者に名刺を求めると強引な印象を持たれてしまうおそれがあるため、自然な挨拶や会話を通してコミュニケーションを取ってから、スムーズに行うことがポイントです。

▼スムーズに名刺交換を行うコツ

来場者に来訪目的を訪ねて、自然な会話によって警戒心を和らげる
挨拶と軽い自己紹介を行ってから、営業担当者から名刺を差し出す
パンフレットやノベルティを配布するタイミングで名刺交換をする

なお、名刺交換のマナーやコツについてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

展示会の名刺交換で押さえておく基本マナーとコツ。効果的なフォローアップを行うには？展示会での名刺交換は、新しい見込み顧客（リード）を獲得するための貴重な機会となります。しかし、思うように名刺交換を行えない、名刺交換をしたものの商談や契約までつながらないなどの悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。今回は、展示会で名刺交換を行う基本のマナーとコツ、名刺交換後のフォローアップについて解説します。株式会社ビークス【サービスサイト】

短い時間で期待感を高める

自社ブースに訪れた来場者に営業アプローチを行う際は、短い時間で期待感を高めることがポイントです。

展示会で来場者がブースを見て回る時間は限られるため、商材の説明に長い時間をかけることは避けるほうがよいと考えられます。また、商材の詳しい説明を一度に行うのではなく、その後の商談につなげる意識を持つことも重要です。

商材の魅力や競合他社との差別化要素など、要点を分かりやすく伝えて細部まで話さないようにすることで、相手の期待感を高められます。

なお、展示会での説明員の対応についてはこちらの記事をご確認ください。

展示会の説明員が参加者の行動を左右する！ NG行動や対応のポイントとは展示会で成果につなげるには、自社ブースに足を運んでもらい商品・サービスへの興味関心を喚起したり、温度感の高い参加者を商談に誘導したりする必要があります。なかでも直接コミュニケーションをとる説明員の対応は、参加者の印象や意欲を左右する重要な要素の一つといえます。「声をかけても自社ブースへ誘導できない」「商材の説明をしても反応が薄く、商談までつながらない」などのように、説明員の対応に課題を抱えている方もいるのではないでしょうか。この記事では、展示会でよくある説明員のNG行動や成果につなげるための対応のポイントについて解説します。なお、参加者への訴求アップにつながる展示会のブースづくりについてはこちらの記事をご確認ください。株式会社ビークス【サービスサイト】

来場者との会話をメモに残す

来場者と会話した内容については、メモに残しておく必要があります。

展示会の当日には多くの来場者と会話を交わすことになるため、話した内容を後日思い出すことは難しいと考えられます。

来場者との会話をメモに残しておくことで、興味関心の度合いを整理したり、課題・ニーズに応じたフォローアップを行ったりできます。

展示会の出展後に行う営業活動

展示会の営業は、当日で終わりではありません。むしろ、出展後のフォローアップこそが商談化・成約の成否を分ける重要なフェーズです。

48時間以内にお礼メールを送る

展示会終了から48時間以内は、顧客の記憶が新鮮な重要期間です。展示会での名刺交換やアンケートなどによって取得した来場者のメールアドレス宛に、お礼のメールを送ります。出展後にお礼のメールを送ることで、相手に自社の存在を印象づけやすくなります。

全員に同じ内容を送るのではなく、当日の会話やアンケート結果に基づいてカスタマイズした文面にすると、相手に特別感を与えられます。お礼メールは、顧客の製品やサービスへの興味・関心度によって内容を変えていくのがおすすめです。

お礼メールの送付が1週間以上遅れると、来場者の記憶が薄れ、開封率・返信率が大幅に低下します。遅くても展示会終了後48時間以内の送付を徹底しましょう。

見込み度合いに応じたアプローチを行う

展示会後のフォローアップを行う際は、取得したリードの情報を基に見込み度合いをセグメントしてアプローチの方法を変えることが有効です。

見込み度合いをセグメントする際は「来場者に決裁権があるか」「商材への検討段階はどれくらいか」などの要素に注目することがポイントです。

▼セグメントの仕方とアプローチの例

見込み度合い	アプローチの例
商材への興味関心度合いが高い	来場者に決裁権がある場合には、お礼メールの段階で商談のアポイントメントを取りに行き、直接来場者に電話をかけて積極的に営業を行う。来場者に決裁権がない場合には、お礼のメールで商談のアポイントメントを取りに行く。
検討段階にあり、今後商談につながる見込みがある	メールによる情報提供や電話での様子うかがいを行いながら、来場者の興味関心を高める。
商材への興味が低く、商談につながる可能性が低い	メールによる情報提供を継続的に行い、関係を途切れさせないようにする。

来場者に決裁権があり本格的な検討段階にいる場合には、成約につながる見込み度が高いと判断できるため、優先的なアプローチを行うことが重要です。

すぐに商談が成立しない場合であっても、来場者に有益な情報提供を行い関係を維持することで、将来的に商談へ移行する可能性も期待できます。

逆営業を受けた場合の対応

展示会では、自社ブースに対して競合他社や関連企業の営業担当者が営業を行う「逆営業」が発生する場合があります。ただし、多くの展示会では出展者同士の営業行為を禁止、もしくは推奨していないケースが一般的です。

そのため、逆営業を受けた場合は、基本的には長時間の対応は避け、本来の来場者対応を優先することが重要です。

対応時は以下のポイントを意識することが大切です。

来場者対応を最優先にし、長時間の対応は避ける
必要に応じて名刺交換のみに留め、後日の対応に切り分ける
明らかに対象外の場合は、丁寧に断って対応を終了する

例外的に、自社にとってメリットがあると判断できる場合のみ、後日あらためて検討・商談の機会を設けるとよいでしょう。

まとめ

この記事では、展示会の営業テクニックについて以下の内容を解説しました。

展示会の出展前にやっておく営業活動
展示会の当日に活用できる営業テクニック
展示会の出展後に行う営業活動

展示会の営業で成果を最大化するには、出展前・当日・出展後の3つのフェーズで戦略的に取り組むことが重要です。

展示会は「名刺を集める場」ではなく、「商談の起点を作る場」です。事前の目標設定から当日の運営体制、終了後のフォローまで一貫した戦略を持つことで、出展コストに見合う成果を得られるようになります。

『ビークス』では、展示会の企画から制作、運営までをトータルサポートしています。目的を達成するための集客プランや出展後の振り返りにも対応しており、効果的な営業活動と次につながる展示会を実現します。

【展示会出展に役立つ資料をあわせてご覧ください】

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詳しくは、こちらからお問い合わせください。

沖田

ビークスのディレクターです。オンライン・オフラインの展示会業務に関わる方に向けて最適な情報をお届けします。ビークスは展示会サポート歴20年。イベント企画・デザイン・運営などのノウハウを活かして、展示会の開催・出展をトータルでサポートいたします。

展示会の営業テクニック！展示会の出展前後にやっておくこととは