展示会の名刺交換で押さえておく基本マナーとコツ。効果的なフォローアップを行うには？

展示会での名刺交換は、新しい見込み顧客（リード）を獲得するための貴重な機会となります。しかし「自社ブースに訪れた参加者と思うように名刺交換を行えない」「多くの参加者と名刺交換をしたものの、商談や契約までつながらない」などの悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。

参加者との名刺交換を行う際は、相手からよい印象を持ってもらえる対応に配慮したうえで、商材への関心度合いを見極めてその後のアプローチへつなげることが重要となります。

この記事では、展示会で名刺交換を行う基本のマナーとコツ、名刺交換後のフォローアップについて解説します。

よい印象を与える名刺交換の基本マナー

展示会で参加者によい印象を持ってもらうには、名刺交換の基本的なマナーを身につけておくことが大切です。

▼名刺交換の基本マナー

1. 自社ブースに訪れた参加者に声をかけて挨拶をする
2. 参加者に名刺交換を提案して、担当者から先に名刺を差し出す
3. お辞儀をしながら名刺を両手で受け取り、「頂戴します」と一言を添える
4. 氏名の読み方や役職を確認したのち、丁寧かつ速やかにしまう

名刺交換を行う際は、相手の目を見ながら話すとともに、会社のロゴや氏名に指を置かないように気をつけます。また、名刺をすぐに取り出せるようにポケットや名刺ケースなどに入れておきます。

名刺交換を断られた場合には、「失礼しました。」と一言を添えて軽くお辞儀をしてから去るようにします。

初めて展示会に出展する方は、こちらの記事も併せてご覧ください。

展示会でスムーズに名刺交換を行うコツ

展示会でいきなり名刺交換を求めると、警戒心や強引な印象を抱かれてしまうおそれがあります。スムーズに名刺交換を行うためのコツは、以下のとおりです。

①一人ひとりに積極的に声をかける

1つ目のコツは、一人ひとりに積極的に声をかけることです。

コミュニケーションを取らなければ、参加者が商材に興味を持ってくれているかどうか関心度合いを把握することは難しくなります。

商材に興味がある参加者と名刺交換を行うには、ブースに訪れた参加者一人ひとりに積極的に声をかけて関心度合いを見極める必要があります。

参加者に声をかける際は、丁寧な挨拶と軽い自己紹介をして押し売り感が強くならないように配慮することが重要です。

なお、説明員のNG行動や対応のポイントについてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

②名刺交換の前にコミュニケーションをとる

2つ目のコツは、名刺交換の前にコミュニケーションをとることです。

参加者によって展示会に訪れる目的や課題・ニーズは異なります。いきなり名刺交換を依頼すると強引な印象を与えてしまい、断られてしまう可能性があります。

名刺交換を依頼する前には、相手とコミュニケーションをとって警戒心を和らげるとともに、担当者に誠実な印象を持ってもらえるように意識することがコツです。

参加者との自然なコミュニケーションにつなげやすい話題には、以下が挙げられます。

▼自然なコミュニケーションにつなげやすい話題

• 「今日はどのような目的で参加されたのですか？」
• 「今日はどこからいらしたのですか？」
• 「〇〇（商材）に関する課題や疑問などはございますか？」

③パンフレットやノベルティを活用する

3つ目のコツは、パンフレットやノベルティを活用することです。

ブースに訪れた参加者にパンフレットまたはノベルティを配布して、そのタイミングで挨拶を行い、商材の説明や質問への回答などを行うことで、自然な会話の流れで名刺交換につなげやすくなります。

パンフレットやノベルティを配布する際は、自社のターゲット層に響くキャッチフレーズを用いて声かけを行うことがコツです。

名刺交換後のフォローアップを効果的に行うには

展示会で名刺交換をしたあとは、フォローアップを実施して商談へとつなげることが重要です。効果的にフォローアップを行うために押さえておくポイントには、以下が挙げられます。

話した内容を名刺にメモしておく

展示会の当日は多くの参加者と名刺交換を行うため、後日どのような会話をしたか、どのような相手だったかを思い出すことが難しい可能性があります。

以下の内容を名刺にメモしておくと、参加者が持つ課題や興味関心のある商材を踏まえて効率的にフォローアップを行えるようになります。

▼メモしておく内容

• 会話した内容と印象
• 現状抱えている課題
• 興味のある商品・サービス

温度感に応じてグループ分けをする

名刺交換をした参加者は、商材にある程度興味を持ってもらっていると考えられますが、温度感は一人ひとり異なります。

当日に話した内容を踏まえたうえで、温度感に応じて名刺をグループ分けしておくと、商談や契約につながりやすい有望な見込み顧客に対して優先的にアプローチを行えます。

▼温度感に応じたグループ分けの例

• 本格検討段階におり、すぐに商談に移行しそうな見込み顧客
• 商材の比較検討段階におり、継続的なアプローチで商談への引き上げが期待できる見込み顧客
• 情報収集の段階におり、すぐには商談に至らなさそうな見込み顧客

なお、名刺交換によって見込み顧客を獲得する際は、具体的にどのような効果が得られたのかを把握するためのKPIの設定と効果測定が必要です。詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

まとめ

この記事では、展示会での名刺交換について以下の内容を解説しました。

• よい印象を与える名刺交換の基本マナー
• 展示会でスムーズに名刺交換を行うコツ
• 名刺交換後のフォローアップを効果的に行う方法

展示会での名刺交換を行う際は、基本のマナーを押さえて相手によい印象を持ってもらえるように配慮することが大切です。

また、積極的な声かけによって関心度合いを見極めたり、コミュニケーションによって警戒心を和らげたり、パンフレットやノベルティを活用して名刺交換のきっかけをつくったりすることもコツです。

名刺交換のあとに効果的なフォローアップを行うためには、名刺にメモを記載しておくことや、温度感に応じてグループ分けをしておくことが重要です。

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