コラム

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オンライン展示会の流れは? 準備の際に活用できるチェックリストを紹介

オンライン展示会は、遠方にいる顧客や会場に来ることが難しい顧客でも、気軽に招待できます。

オンライン展示会の明暗を分けるのは、開催前の事前準備といっても過言ではありません。「段取り八分」という言葉があるように、開催前の準備をどれだけ綿密にできるかが重要といえます。

特に、自社のみでオンライン展示会を開催する場合、「展示会の流れについてよく分かっていない」「何から準備したらよいか分からない」といった不安もあるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、初めてオンライン展示会の開催を検討している企業の担当者の方に向けて、開催までの流れと必要な準備について解説します。また、各ステップでチェックリストをまとめています。ぜひご活用ください。


目次[非表示]

  1. 1.オンライン展示会の流れと必要な準備
    1. 1.1.①企画
    2. 1.2.②告知
    3. 1.3.③制作
    4. 1.4.④動作テスト
    5. 1.5.⑤開催
  2. 2.まとめ


オンライン展示会の流れと必要な準備

オンライン展示会の流れは、企画・告知・制作・動作テスト・開催という5つのステップに分けられます。

ここからは、オンライン展示会を自社開催する流れと準備について解説します。


①企画

まずは、どのような展示会を開催するか、企画を立案します。

オンライン展示会のテーマ策定をはじめ、自社商材の選定、オンライン展示会を開催する専用サイトの構築、必要機能の洗い出しなどを行います。

大まかな方向性を決定したうえで、オンライン展示会の詳細な構成を決めます。この段階で、ターゲットや目標設定を行っておくことがポイントです。


ステップ①企画のチェックリスト
  • どのような展示会を行うか、テーマを決定する
  • テーマやターゲットに合わせて、展示する商品の種類・数を選択する
  • 開催期間中の参加者数や売り上げなどのKPIを定めて、目標達成のためのプロセスを明確にする
  • オンライン展示会に必要と思われる機能をすべて洗い出す
  • (セミナー機能、アンケート機能など)
  • 業種・ターゲット層・想定参加者数などに応じてどのようなサイト構築にするのかを決定する
  • 必要な機能が備わっているか、自社商材をうまく訴求できるか確認する


②告知

参加者を集めるために顧客や取引先への告知を行います。

告知は、オンライン展示会の集客にあたって重要なプロセスの一つです。メールやダイレクトメール(DM)、自社サイト、SNSを活用して幅広くプロモーションを行います。


ステップ②告知のチェックリスト
  • 顧客との関係性に応じて告知方法を選定する
  • (メール、自社サイト、SNSなど)
  • 告知方法に応じて案内文を制作する
  • 展示会の目的や紹介する製品などを分かりやすく記載する


オンライン展示会の集客方法については、こちらの記事をご確認ください。

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③制作

ステップ①で決定した企画やターゲットを踏まえて、オンライン展示会で使用するコンテンツを制作します。

リアルな展示会のように対面でやり取りができないため、動画やデジタル技術を駆使して、オンラインでの視聴環境を想定して制作することが大切です。

また、ターゲット・参加者の温度感に合わせて、見やすく飽きさせない演出やコンテンツの工夫も求められます。


ステップ③制作のチェックリスト
  • 展示会で使用する素材を選定する
  • サイト内に掲載する資料やダウンロード配布する資料を制作する
  • 開催後に配布するアンケートを制作する
  • 参加者に送るお礼のメールを制作する


④動作テスト

オンライン展示会を滞りなく実施するために、動画再生の動作テストを実施して、不具合がないかを事前に確認しておくことが重要です。

オンライン展示会の会場となるサイトのレイアウト崩れ・動作不良だけでなく、動線設計やユーザビリティに問題がないかについても確認します。

また、トラブルが発生した際に誰が対応するか、社内オペレーションについても忘れずに決定しておく必要があります。


ステップ④動作テストのチェックリスト
  • Webページやコンテンツが正常に表示されている・動作している
  • アンケートや資料ダウンロードが問題なく行える
  • 問合せフォームを正常に利用できる
  • リンク先に誤りがない
  • 社内スタッフの役割分担表を制作する
  • 緊急時の連絡先や進捗状況の報告についてマニュアルを制作する


⑤開催

ステップ④で決めたオペレーションやスタッフの配置などを再確認したうえで、オンライン展示会を開催します。

開催期間中は、動画配信・商談システムなどの稼働状況をつねに確認して、スムーズに進行できているかチェックすることが重要です。

また、接続トラブルやエラーが起きたときの対処スタッフ、チャット対応・オンライン商談の増員が必要になった場合に備えて待機スタッフも確保しておきます。


ステップ⑤開催のチェックリスト
  • オンライン展示会開催中の通信トラブルやエラーが行った際のフローをスタッフに共有している
  • オンライン商談に対応できるスタッフを複数人確保している



まとめ

この記事では、オンライン展示会の流れと準備について解説しました。

オンライン展示会を実施する際は、企画の立案やコンテンツ制作、顧客への告知など、さまざまな業務が発生します。そのため、社内のリソース配分にも考慮が必要です。

「自社で対応できるリソースがない」「開催日まで時間がない」といった場合には、専門会社に委託することも一つの方法です。

ビークス』では、オンライン展示会の企画から当日運営まで一括サポートを行っております。オンライン展示会の開催が初めてで進め方が分からない方、準備期間に時間がない方も、専属の担当者がサポートいたします。ぜひお気軽にご相談ください。


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