コラム

オンライン展示会の流れは? 準備の際に活用できるチェックリストを紹介

オンライン展示会の流れは? 準備の際に活用できるチェックリストを紹介

※2023年1月31日更新


オンライン展示会は、遠方にいる顧客や会場に来ることが難しい顧客でも、気軽に招待できます。

オンライン展示会の明暗を分けるのは、開催前の事前準備といっても過言ではありません。「段取り八分」という言葉があるように、開催前の準備をどれだけ綿密にできるかが重要といえます。

特に、自社のみでオンライン展示会を開催する場合、「展示会の流れについてよく分かっていない」「何から準備したらよいか分からない」といった不安もあるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、初めてオンライン展示会の開催を検討している企業の担当者の方に向けて、開催のメリット・デメリットや開催までの流れと必要な準備などについて解説します。また、各ステップのチェックリストや注意点についてもまとめています。ぜひご活用ください。


目次[非表示]

  1. 1.オンライン展示会のメリット・デメリット
  2. 2.オンライン展示会前に押さえておきたいポイント
    1. 2.1.①コンセプトを明確にする
    2. 2.2.②参加者の興味を引くコンテンツにする
  3. 3.オンライン展示会の流れと必要な準備
    1. 3.1.①企画
    2. 3.2.②告知
    3. 3.3.③制作
    4. 3.4.④動作テスト
    5. 3.5.⑤開催
  4. 4.オンライン展示会の集客方法
  5. 5.オンライン展示会プラットフォームの選び方
  6. 6.まとめ


オンライン展示会のメリット・デメリット

オンライン展示会の開催にあたって、以下のようなメリット・デメリットが挙げられます。


▼オンライン展示会のメリット・デメリット

項目
内容
メリット
  • 集客の幅が広がる
  • データ活用を行える
  • 開催費用を抑えられる場合がある
デメリット
  • 実物を体験してもらえない
  • 商談・成約につながりにくい
  • Webサイトの構築に費用がかかる


オンライン展示会はWeb上で開催するため、場所の制約がなくなり、遠方や地方に住む顧客も気軽に参加してもらいやすいといったメリットがあります。また、Web上での入退場や行動履歴などのデータを取得して可視化できるため、今後の営業活動、マーケティング施策に生かすことが可能です。

オフラインの展示会と比べて、会場費や交通費、ブースの装飾費などが不要になることで、開催費用の削減につながる可能性もあります。

一方、実物を手に取って体験してもらえない点がデメリットといえます。商材の特徴・魅力を伝えるためには、動画や360度画像、VRなどを取り入れて、参加者を引きつけるコンテンツ制作・演出が必要です。

また、プッシュ型のコミュニケーションが取れない、臨場感・緊張感に欠けるという点から、真剣な交渉や商談に至りにくいことも考えられます。

なお、詳しいメリット・デメリットについては、こちらをご確認ください。

  オンライン展示会の開催前に把握しておきたいメリット・デメリット オンライン展示会とは、Webを活用した仮想空間やWebサイト上で行う展示会のことです。時間や場所を選ばず開催できるため、企業と参加者の双方にさまざまなメリットがあります。 しかし、「オンライン展示会を開催したいけれど、ハードルが高そう」とお悩みの担当者の方もいるのではないでしょうか。オンライン展示会のメリット・デメリットを理解しておくことで、開催について検討しやすくなります。 この記事では、オンライン展示会のメリット・デメリットについて解説します。 株式会社ビークス【オンライン展示会製作】



オンライン展示会前に押さえておきたいポイント

オンライン展示会を実施する前には、以下の2点を確認しておく必要があります。


①コンセプトを明確にする

商材の魅力や強みを伝えるために、展示会のコンセプトを明確にすることが重要です。コンセプトが明確でないと、商材の魅力や強みが伝わらず、ターゲットに接触できなくなってしまう可能性があります。

コンセプトを明確にすることで、ターゲットとなる顧客層や、アピールするポイントが定まり、具体的な訴求方法、コンテンツを検討できるようになります。

コンセプトの設定について考慮する点には、以下が挙げられます。


▼コンセプト設計で考慮するポイント

  • 参加者に訴求するポイントはどこか
  • 競合他社の製品に対して自社製品が優れている点はアピールできているか
  • 経済的・技術的なトレンドは考慮されているか
  • デザイン・色彩がマッチしているか
  • 実用的な商品説明ができるか


②参加者の興味を引くコンテンツにする

オンライン展示会の実施にあたっては、参加者の興味を引くコンテンツ制作が必要です。

Web上で実施するオンライン展示会は、実物を手に取れないほか、現場での臨場感を得にくいため、訴求力や集中力の維持に課題があります。

参加者の興味を引くためには、臨場感や関心喚起につながるコンテンツ制作・演出が必要です。

具体的なコンテンツ例としては、以下が挙げられます。


▼参加者の興味を引くコンテンツ例

  • 動画コンテンツ
  • VR
  • セミナー配信
  • アンケート


オンライン展示会に有効なコンテンツについては、こちらの記事で解説しています。

  オンライン展示会で設置したい4つのコンテンツ オンライン展示会では、パソコンやタブレットなどの画面を通じて情報を伝えるため、自社商材の見せ方に工夫が必要です。この記事では、オンライン展示会で設置するのが望ましいコンテンツを4つ紹介します。 株式会社ビークス【オンライン展示会製作】



オンライン展示会の流れと必要な準備

オンライン展示会の流れは、企画・告知・制作・動作テスト・開催という5つのステップに分けられます。

ここからは、オンライン展示会を自社開催する流れと準備について解説します。


①企画

まずは、どのような展示会を開催するか、企画を立案します。

オンライン展示会のテーマ策定をはじめ、自社商材の選定、オンライン展示会を開催する専用サイトの構築、必要機能の洗い出しなどを行います。

大まかな方向性を決定したうえで、オンライン展示会の詳細な構成を決めます。この段階で、ターゲットや目標設定を行っておくことがポイントです。



ステップ①企画のチェックリスト
  • どのような展示会を行うか、テーマが決定しているか
  • テーマやターゲットに沿った商品を選定できているか
  • 開催期間中の参加者数や売り上げなどのKPIが定まっているか
  • オンライン展示会に必要な機能を選定できているか
  • (セミナー機能、アンケート機能、問い合わせ機能、CSVファイルによるレポートダウンロード機能など)
  • 業種・ターゲット層・想定参加者数などに応じたサイト構築ができるか


②告知

参加者を集めるために顧客や取引先への告知を行います。また、不特定多数の参加者を募る場合は、顧客以外のユーザーにもアプローチできる方法の選定が必要です。

告知は、オンライン展示会の集客にあたって重要なプロセスの一つです。メールやダイレクトメール(DM)、自社サイト、SNSを活用して幅広くプロモーションを行います。


ステップ②告知のチェックリスト
  • 告知方法を選定できているか(メール、自社サイト、SNS広告など)
  • 展示会の目的や紹介する製品が伝わる案内文になっているか
  • 告知する日時が決まっているか


③制作

ステップ①で決定した企画やターゲットを踏まえて、オンライン展示会で使用するコンテンツを制作します。

リアルな展示会のように対面でやり取りができないため、動画やデジタル技術を駆使して、オンラインでの視聴環境を想定して制作することが大切です。

また、ターゲット・参加者の温度感に沿って、見やすく飽きさせない演出やコンテンツの工夫も求められます。


ステップ③制作のチェックリスト
  • 自社商材の魅力が伝わる画像・映像が制作できているか
  • パソコンやタブレット、スマートフォンなど、さまざまなデバイスで見やすいコンテンツになっているか
  • サイト内に掲載する資料やダウンロード配布する資料を準備できているか
  • 開催後に配布するアンケートを用意しているか
  • 参加者に送るお礼のメールを作成できているか


④動作テスト

オンライン展示会を滞りなく実施するために、動画再生の動作テストを実施して、不具合がないかを事前に確認しておくことが重要です。

オンライン展示会の会場となるサイトのレイアウト崩れ・動作不良だけでなく、動線設計やユーザビリティに問題がないかについても確認します。


ステップ④動作テストのチェックリスト
  • Webページやコンテンツのレイアウトが崩れていないか
  • ユーザーがアンケートや資料ダウンロードに遷移しやすいか
  • 問い合わせフォームが正常に利用できるか
  • リンク先に誤りがないか


⑤開催

ステップ④で決めたオペレーションやスタッフの配置などを再確認したうえで、オンライン展示会を開催します。

開催期間中は、動画配信・商談システムなどの稼働状況をつねに確認して、スムーズに進行できているかチェックすることが重要です。

また、トラブルが発生した際に誰が対応するか、社内オペレーションについても忘れずに決定しておく必要があります。接続トラブルやエラーが起きたときの対処スタッフ、チャット対応・オンライン商談の増員が必要になった場合に備えて待機スタッフも確保しておきます。


ステップ⑤開催前後のチェックリスト
  • 社内スタッフの役割分担が共有されているか
  • 緊急時の連絡先や進捗状況の報告についてマニュアルが用意されているか
  • オンライン展示会開催中の通信トラブルやエラーが行った際のフローを作成しているか
  • オンライン商談に対応できるスタッフを複数人確保できているか



オンライン展示会の集客方法

オンライン展示会でより多くの参加者を集めるには、開催前の集客施策を十分に行います。

オンライン展示会は、場所の制約がなく気軽に参加できる反面、自社のみで開催する場合、企業や商材の認知度がなければ集客自体が難しいケースがあります。

また、オフライン開催のように、会場内での呼び込みやノベルティ配布などによる積極的なアプローチができないため、事前集客の段階で企業・商材について興味を持ってもらうことが重要です。

オンライン展示会はWeb上で実施するため、Webを活用した集客方法と相性がよいといえます。


▼Webを活用した集客方法

  • 自社のWebサイト(お知らせページ、ブログなど)での告知
  • 案内メールの配信
  • SNSアカウントでの告知
  • Web広告の出稿(リスティング広告、ディスプレイ広告、SNS広告など)
  • イベント向けポータルサイトへの掲載
  • プレスリリースの配信


なお、既に接点のある顧客層を対象とした案内メールの書き方については、こちらの記事で詳しく解説しています。

  【オンライン展示会の集客方法】案内メールの書き方と効果計測方法を解説 オンライン展示会の開催にあたってさまざまな準備が必要ですが、なかでも特に重要な準備が集客です。展示会の集客方法には、ダイレクトメール(DM)やFAXなど複数の選択肢がありますが特にメールでの集客は、すでに接点のある顧客層を呼び込むことができるため、忘れずに実施をしたいところです。この記事では、オンライン展示会の案内メールのつくり方や集客の効果測定方法について解説します。 株式会社ビークス【オンライン展示会製作】


さらに、詳しい集客方法や効果測定については、こちらをご確認ください。

  オンライン展示会を成功へ導く集客と効果測定の方法 オンライン展示会の実施にあたって、重要な要素の一つとなるのが“集客”です。より多くの参加者を集めるためには、集客方法を工夫する必要があります。この記事では、潜在顧客へのアプローチに有効なオンライン展示会の集客方法と、効果測定方法について解説します。 株式会社ビークス【オンライン展示会製作】



オンライン展示会プラットフォームの選び方

オンライン展示会のプラットフォームを選ぶ際は、自社の企画内容や規模などに合ったものを選ぶことが重要です。

オンライン展示会を実施するためのプラットフォームには、機能や費用などが異なるさまざまな種類があります。

プラットフォーム選びでチェックするポイントとしては、以下が挙げられます。


▼チェックポイント

  • 企画や目的にマッチする機能の有無
  • 初期費用、年間・月額料金
  • 制作できるコンテンツの種類(動画、VR機能、セミナー配信など)
  • 事前登録フォームやアンケート機能の有無
  • データ分析機能の有無
  • 連携できるツール(Web会議ツール、動画配信サービスなど)

なお、オフライン展示会と同時開催する場合は、ハイブリッド展示会に対応しているかどうかについても確認しておく必要があります。

オンライン展示会プラットフォームに必要な機能については、こちらの記事をご確認ください。

  オンライン展示会のプラットフォームに求められる機能とは? オフライン展示会に代わる営業手法として、オンライン展示会が行われるようになり、展示会の選択肢の一つとして定着しつつあります。この記事では、オンライン展示会のプラットフォームに求められる機能について解説します。 株式会社ビークス【オンライン展示会製作】



まとめ

この記事では、オンライン展示会の開催について以下の内容を解説しました。


  • オンライン展示会のメリット・デメリット
  • 開催前に押さえておきたいポイント
  • 企画から開催までの準備と流れ
  • オンライン展示会の集客方法
  • プラットフォームの選び方


オンライン展示会は、場所の制約がなく幅広い集客が期待できるほか、データ活用やコスト削減などのメリットが期待できます。開催する際は、コンセプトを明確にするとともに、参加者の興味を引くコンテンツに工夫することが重要です。

また、オンライン展示会を実施する際は、企画の立案やコンテンツ制作、顧客への告知など、さまざまな業務が発生します。そのため、社内のリソース配分にも考慮が必要です。

「自社で対応できるリソースがない」「開催日まで時間がない」といった場合には、専門会社に委託することも一つの方法です。

ビークス』では、オンライン展示会の企画から当日運営まで一括サポートを行っております。オンライン展示会の開催が初めてで進め方が分からない方、準備期間に時間がない方も、専属の担当者がサポートいたします。ぜひお気軽にご相談ください。



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