展示会の出展や開催をサポートしてくれる事業者の種類と選び方
展示会の出展・開催にあたっては、企画の策定からブースの設計・施工、販促物の制作、当日の運営に至るまでさまざまな対応が必要になります。
「初めての展示会で何から着手すればよいか分からない」「準備や当日の運営に人手が足りない」「前回の展示会で思うような結果が得られなかった」など、出展に関する悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。
展示会に関する準備作業やリソース、ノウハウなどに課題を持つ方は、専門の事業者にサポートを依頼することが有効です。
この記事では、展示会の出展・開催に伴う業務やサポートしてくれる事業者の種類、依頼先を選ぶ際に確認するポイントについて解説します。
なお、展示会の基本的な流れについてはこちらの記事で解説しています。
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展示会の出展・開催に伴う業務
展示会には、複数の企業が参加する合同展示会のほか、企業が主催者となって開催する展示会があります。出展・開催する方法によって対応業務が異なります。
▼合同展示会の出展に伴う業務
- 企画の策定
- 出展する展示会の選定と申し込み
- ブースのデザイン・施工会社の選定
- 展示物・配布物の準備
- 集客・宣伝活動
- 自社ブースの設計・運営・撤去 など
自社で展示会を主催する場合は、上記に加えて運営事務局としてのさまざまな業務が発生します。
▼自社が展示会を主催する際の対応業務
- 展示会のパンフレットやWebサイトの制作
- 出展要項の作成
- 会場の選定・申し込み
- 出展者の誘致・申し込み管理
- 展示会の広報
- 運営に必要な備品や人員の準備
- 展示会場全体の設営・運営・撤去 など
出展者・会場関係者・設営事業者など複数の関係者と連携して準備を進行するディレクション業務が必要なため、綿密なスケジュールの作成と進捗管理を行うことが欠かせません。
なお、展示会の種類や必要な出展準備をまとめたチェックリストは、こちらからご確認ください。
展示会の出展・開催をサポートする事業者の種類
展示会に関連する業務を自社のみで対応することが難しい場合には、事業者にサポートを依頼できます。
事業者によって依頼できる業務の内容・範囲は異なります。
▼展示会の出展・開催をサポートする事業者
種類 |
依頼できる業務の例 |
展示会代行会社・ コンサルティング会社 |
企画策定、ブースの制作、当日の運営、終了後の改善提案までの一貫した支援 |
広告代理店 |
企画策定、展示会パンフレットやWebサイトの制作、マーケティング施策、販促物の制作 など |
イベント企画会社 |
企画策定、ブースのコンセプト立案、集客施策 など |
デザイン会社 |
ブースのデザイン設計、パネルや装飾物の制作 など |
ブース施工会社 |
ブースのデザイン設計、パネルや装飾物の制作、会場での設営・撤去 など |
営業代行会社 |
招待状の送付、見込み顧客のリスト作成、窓口業務、アンケートの集計、参加者へのフォローアップ など |
複数の事業者に依頼する場合には、スケジュールの調整や進捗管理が煩雑化しやすくなります。対応漏れや遅延などのトラブルを防ぐには、展示会に関する業務を一括で支援してくれる事業者に依頼することが望ましいといえます。
『ビークス』では、展示会の企画から運営、終了後の営業活動までトータルサポートしています。一貫した対応でスムーズに展示会の準備・運営を行えるほか、スケジュールや予算計画を立てやすいことが強みです。
サポートの内容については、こちらをご確認ください。
なお、展示会ブースの設計・施工を依頼する事業者の種類は、こちらの記事で詳しく解説しています。
事業者を選ぶ際に確認するポイント
展示会の出展・開催においてサポートを依頼する際は、事業者の対応業務や実績、見積りの内容について確認しておくことが重要です。
➀サポートしてほしい業務に対応しているか
事業者によって支援が可能な業務や専門とする分野は異なるため、自社がサポートしてほしい業務に対応しているか確認しておく必要があります。
▼事業者が対応する業務の例
- 企画に特化しており、ブースの設計・施工は別の事業者を手配している
- 企画やブース設計は可能だが、販促物・広告物の制作は対応していない
- ブースのデザイン制作・設計・施工を専門業務としている
- 企画から運営まで幅広い業務に対応している など
一部の準備や作業のみを依頼する場合には、タスクの内容・範囲を明確に伝えておくことがポイントです。また、展示会の目的を達成するための戦略設計や改善提案まで行ってくれる事業者を選ぶと、より効果的な出展・開催が期待できます。
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②業界での実績があるか
業界での実績も確認しておきたいポイントの一つです。
事業者によって得意とする展示会の種類や業務は異なります。自社の業界で実績がある事業者を選ぶことにより、支援経験が豊富で質の高いサポートを受けられると期待できます。
また、特定の業界に特化している事業者もあります。業界や製品・サービスに関して知識が豊富な事業者に依頼すると、自社では思いつかなかった提案を受けられることも期待できます。
③明確な根拠のある見積もりを提示してもらえるか
見積もりを提示してもらう際は、費用項目や金額の相場について明確な根拠があるか確認することが重要です。
▼見積もりで確認しておくこと
- 費用項目が細分化されているか
- 費用の内訳（業務・作業内容）が詳細に記載されているか
- 金額が相場の範囲内になっているか など
なお、自治体によっては、展示会の出展にかかる費用を一部補助する支援事業を行っているところがあります。地域の補助金・助成金制度や公募申請のスケジュールを確認しておくことが欠かせません。
展示会の出展にかかる費用や利用できる補助金制度については、こちらの記事をご確認ください。
まとめ
この記事では、展示会の出展・開催について以下の内容を解説しました。
- 展示会の出展・開催に伴う業務
- 展示会の出展・開催をサポートする事業者の種類
- 事業者を選ぶ際に確認するポイント
展示会の出展・開催にあたって十分なリソースや準備期間を確保できない場合や、ノウハウ面で不安がある場合には、外部にサポートを依頼することが有効です。
展示会の出展・開催をサポートする事業者にはさまざまな種類があります。対応できる業務の範囲や得意とする業界・分野などは異なるため、自社の目的に合わせて依頼先を選ぶことが重要です。
『ビークス』は、展示会を支援して20年の実績があります。培った独自のノウハウを基に、幅広い業界かつ多様な分野において展示会を成功に導いてきました。
企画からブースの設計、当日の運営に至るまでトータルサポートが可能なため、出展・開催が初めての方も安心してお任せください。
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