ウェビナーのやり方とは？ 開催の4つのステップを解説

働き方改革やコロナ禍の影響によって、テレワークやWeb会議などが広がりを見せており、ビジネス活動の場がオンラインへとシフトしています。

これまで一堂に会していたセミナーについても、Web上で実施するケースが見られており、“ウェビナー”とも呼ばれています。非対面で実施するウェビナーは、従来のセミナーとは開催の仕組みや必要な環境が異なります。

そのため、「ウェビナーの開催手順を知りたい」「ウェビナーを成功させるにはどのような点を考慮すればよいのだろう」と考える方も多いのではないでしょうか。

この記事では、ウェビナーを開催する4つのステップと成功のポイントについて解説します。

ウェビナーを開催する4つのステップ

ウェビナーで効果的なアプローチを行うためには、ウェビナーの基本となる開催のステップを押さえておく必要があります。

ここでは、ウェビナーを開催するための4つのステップを紹介します。

①目的の明確化

ウェビナーを開催する前に、目的を明確化することが必要です。

自社製品・サービスを訴求するため、あるいは新規顧客を開拓するためなど、目的によってターゲットやウェビナーの方向性が変わります。

たとえば、自社製品・サービスの訴求が目的の場合は、顧客の購買意欲を刺激するコンテンツの内容を検討する必要があります。

新規顧客の開拓が目的の場合には、幅広い層の興味を引くコンテンツで顧客情報を入手することを目指します。目的を明確にしたあとは、ウェビナー開催による商談化や新規顧客獲得の目標件数を設定しておくことも重要です。

②配信ツールの選定

ウェビナーを開催するにあたって、インターネット上で映像・音声をやり取りできるツールを選定する必要があります。

ウェビナーツールには、リアルタイムでの映像・音声の通信に加えて、さまざまな機能が備わっています。

選定する際は、会員登録が不要、パソコン・スマートフォンのマルチデバイスに対応しているなど、参加のハードルの低いツールを選ぶことが重要です。お問い合わせフォーム・アンケート機能などがあれば、参加者の反応や見込み度合いを把握できるようになります。

また、録音・録画機能が付いているツールは、終了後の見返しや、当日参加できなかった人の閲覧ができるため、より多くの人に見てもらいやすくなります。

③配信環境の整備

参加者にストレスなくウェビナーを視聴してもらえるように、カメラ・マイク・配信場所・通信環境を整えることが大切です。

大人数に配信するウェビナーの場合、パソコンに内蔵されているカメラ・マイクでは性能が不十分なことがあります。配信用のパソコンの画質・音声性能などを確認して、ウェビナーの規模に見合った機器を準備する必要があります。

また、配信場所は外部の音が入らない落ち着いた場所を選ぶとともに、明るさや背景を調整することも重要です。

ただし、配信環境を整えても、通信環境が悪いと音質・画質は低下してしまうため、インターネットの回線速度や社内LANの負荷を確認することが欠かせません。

ウェビナーのメリットや注意点については、こちらの記事をご確認ください。

④集客

ウェビナーを実施する前に、ターゲットの集客を促す施策が必要です。

具体的な集客方法は、新規顧客の獲得や既存顧客の育成など、目的によって異なります。

新規顧客の集客が目的の場合は、多くのユーザーに訴求できるSNSやWeb広告の活用が有効です。

ターゲットが既存顧客の場合は、企業担当者への個別メールの送信や、メールマガジン会員への一斉送信も有効な方法といえます。

また、ウェビナーを告知できるポータルサイトに登録することで、自社を知らない層も含めて、多くのユーザーの目にとどまる可能性が高まります。

ウェビナーを成功させるポイント

ウェビナー成功には、参加者を飽きさせないコンテンツの工夫や、適切なアフターフォローが重要なポイントとなります。

ここからは、ウェビナーを成功させるポイントを2つ解説します。

①飽きさせない工夫をする

ウェビナーの途中離脱を防ぐために、参加者を飽きさせないコンテンツの工夫が必要です。

ウェビナーは、対面で行うセミナーと異なり、気軽に参加できる反面、興味関心を刺激できなければ、容易に離脱されてしまうといった課題があります。

最後まで視聴してもらい、商談へと誘導するには、参加者の集中力を維持するための工夫が欠かせません。たとえば、以下のような工夫が挙げられます。

▼参加者の集中力を維持するための工夫

• アンケート機能で参加者の意見をヒアリングする
• 提示資料を見やすく・分かりやすくする
• インパクトのあるプレゼンテーション・画づくりをする

なお、長時間におよぶウェビナーは、視聴の集中力が低下しやすくなるため、40分から1時間程度にとどめるのがよいと考えられています。

②アフターフォローを実施する

ウェビナー開催後は、参加者に対するアフターフォローが重要です。参加者に次回の開催予定を記載したお礼メールを送ることで、関係性を深めやすくなります。

また、アンケートを実施することで、参加者の感想・ニーズなどを把握できるようになります。参加者の温度感を見極めて、関心の高い参加者に資料や商談案内などを送付すれば、商談に移行する可能性も期待できます。

欠席者に対しても、次回開催の案内やウェビナーの資料を送付することで、次回の参加につながる可能性があります。

まとめ

この記事では、ウェビナーのやり方について、以下の項目で解説しました。

• ウェビナーを開催する4つのステップ
• ウェビナーを成功させるポイント

ウェビナーを実施する際は、目的を明確化するとともに、配信ツールの選定、配信環境の整備、集客といった4つのステップで準備を進めます。最後まで視聴してもらうには、配信内容・配信時間を考慮して、参加者を飽きさせないための工夫が必要です。

また、アンケートを実施して、興味・関心の高い参加者に対しては商談へつなげるためのフォローアップも欠かせません。

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