展示会の報告書はどう書けばよい？ 書き方と作成する際のポイント

展示会に出展したあとは、参加者の反応やよかった点・悪かった点などを振り返り、次回につなげることが重要となります。

そこで必要となるのが“報告書”の作成です。出展側の企業が報告書を作成することで、社内での情報共有や外部への宣伝などに役立ちます。

これから展示会の出展を控えている企業担当者のなかには「展示会の報告書には何を記載するのか」「作成する際に気をつけておく点はあるか」など気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、展示会の報告書を作成する目的や基本的な書き方、作成する際のポイントについて解説します。

なお、展示会の出展に必要な準備についてはこちらの記事をご確認ください。

展示会の報告書とは

展示会の報告書は、出展企業が当日の様子をまとめたレポートを指します。参加者側が社内への情報共有を行うために作成する報告書とは異なり、主に2つの目的で作成します。

▼出展企業が報告書を作成する目的

• 当日の状況やトラブルなどを記録して今後の参考資料にする
• 展示会の様子を外部に発信して宣伝を行う

参加者の反響が大きかったイベントや運営のオペレーションに関するトラブルなどを報告書に記録しておくと、次回の出展に生かすことが可能です。報告書の内容を踏まえて企画やブースのデザイン、販促物などを見直すことで、より魅力的な展示会へとブラッシュアップを図れます。

また、報告書の内容を分かりやすくまとめたコンテンツを自社のWebサイトやSNSで配信すると、展示会に参加できなかった人にも興味を持ってもらうことが可能です。これにより、次回の展示会に訪れてもらえる可能性が期待できます。

展示会の出展後に送付するお礼メールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

出展企業が作成する報告書の書き方

展示会の報告書には、以下の基本情報を記載します。

▼報告書に記載する基本情報

• 開催日時
• 開催場所・会場名
• 展示会名
• 出展期間
• 展示会全体の参加者数
• 展示内容
• セミナー・イベントの内容

展示内容については、商品・サービスの名称やコンセプト、特徴などを分かりやすくまとめることが重要です。セミナー・イベントを実施した場合には、テーマや講師に関する情報を記載します。

また、報告書の内容を一般向けにまとめたコンテンツをメディアで発信する際には、参加者に対するお礼の言葉を添えたり、当日の運営に携わった従業員の感想を記載したりします。

展示会の報告書を作成する際のポイント

展示会の報告書を作成する際は、読み手が当日の様子をイメージできるように文章の書き方や情報を見やすく調整する必要があります。

➀現場の写真を載せる

報告書を作成する際は、内容に合わせて現場の写真を載せることがポイントです。

写真とともに文章で展示内容や参加者の反応を説明することにより、当日の運営に携わっていなかった従業員が現場の状況を理解しやすくなります。

また、メディアで報告書の内容を発信する際にも、当日の臨場感や雰囲気が読み手に伝わりやすくなり、興味関心の喚起につながると期待できます。

▼報告書に載せる写真の例

• 自社ブースが賑わっている全体写真
• 展示内容を撮影したブースの写真
• セミナー・イベントの様子を撮影した写真　など

②事実・所感・意見を整理する

社内向けに作成する報告書については、事実・所感・意見を整理してまとめることもポイントの一つです。

運営担当者の所感・意見といった主観的な情報が明確に区別されていない場合には、「何が事実なのか」を客観的に理解しにくくなります。事実・所感・意見を整理することで、スムーズな流れにまとめることが可能です。

▼情報を整理する区分

③出展時に使用した資料を用意する

報告書を作成する際は、展示会で使用したほかの資料と併せてまとめておくことがポイントです。

▼報告書と一緒にまとめる資料の例

社内向けの報告書を作成する際に、展示会の関連資料を一緒にまとめておくと、当日の振り返りができるほか、次回の参考資料として活用しやすくなります。

自社のWebサイトやSNSで発信する際は、当日に配布した資料をダウンロードできるようにしておくと新規のリード獲得につながります。

まとめ

この記事では、展示会の報告書について以下の内容を解説しました。

• 展示会の報告書を作成する目的
• 出展企業が作成する報告書の書き方
• 展示会の報告書を作成する際のポイント

展示会に出展したあとに報告書を作成することで、当日の反応や問題点などを社内で共有して次回の出展に役立てたり、外部に発信して宣伝を行ったりできます。

報告書を作成する際は、必要な情報を簡潔にまとめることが重要です。画像を載せて分かりやすく説明するとともに、事実・所感・意見を明確に区別すること、当日使用した関連資料を用意することがポイントです。

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