展示会のブースを設営する方法と流れ。スムーズに進めるためのポイントとは
展示会に出展するスケジュールが近づいてきたら、会場でブースの設営を進める必要があります。ブースの設営には、商品と什器の搬入や販促物の用意、従業員の段取りなどのさまざまな準備が発生します。
「設営に必要な物品がない」「当日までに間に合わない」などのトラブルを防ぐには、事前に設営の流れや必要な準備を整理しておき、計画的に進行することが重要です。
これから展示会への出展を控えている企業担当者のなかには「ブースの設営はどのような流れで行うのか」「事前に行っておくことはあるか」などと気になる方もいるのではないでしょうか。
この記事では、展示会のブースを設営する方法や流れ、スムーズに進めるポイントについて解説します。
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展示会のブースを設営する方法
展示会のブースを設営する方法には、自社設営と施工会社への依頼があります。
▼展示会のブースを設営する方法
自社設営 |
施工会社への依頼 |
設計や配布物の制作、設営などの準備をすべて自社で対応する |
設計や販促物の制作、設営などについて一部または全部を専門企業へ依頼する |
自社設営の場合、ブースの制作費は抑えられるものの、実現できる設計内容が限られてしまうことがあります。また、設営の際には商品や什器の搬入、ディスプレイ、装飾などのさまざまな準備が必要になるため、自社だけでは対応が難しい場合も少なくありません。
競合他社と差別化を図れるこだわりのあるブースにしたい場合には、施工会社に設営を依頼することが有効です。
展示会のブース設営を依頼できる施工会社には、以下の種類があります。
▼展示会における施工会社の種類
種類 |
特徴 |
企画・プランニング会社 |
|
デザイン会社 |
|
施工会社 |
|
なお、施工会社によって対応している業務内容やサポートの範囲が異なるため、依頼する前に確認しておく必要があります。
展示会のブースを設営する流れ
展示会のブース設営は、以下の流れで行います。
▼ブース設営の流れ
工程 |
概要 |
1.搬入 |
展示する商材や設営に必要な資材・什器、販促物などを会場に搬入する |
2.施工 |
資材を用いてブースを組み立てて、什器やテーブル、椅子などの配置を調整する |
3.装飾 |
タペストリーやパネル、バナースタンド、演出照明などを設置してブースの飾りつけを行う |
4.展示 |
設計図に沿って商材や販促物をブース内に配置する |
ブースの設営が完了したら、ブース内のディスプレイやレイアウト、照明の明るさなどを確認して最終調整を行います。
▼ビークスがサポートした展示会の事例
展示会によって異なりますが、開催日の1～2日前に搬入から設営までを行うことが一般的です。搬入日までに具体的なブースのデザインや設営を依頼する施工会社を決定しておく必要があります。
なお、展示会のブースづくりについてはこちらの記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。
展示会のブース設営をスムーズに進めるポイント
展示会のブース設営をスムーズに進めるには、スケジュールや進捗状況の管理を行うとともに、施工会社と密なコミュニケーションをとることが重要となります。
①スケジュールに余裕を持たせて依頼する
展示会のブース設営を施工会社に依頼する際は、スケジュールに余裕を持たせることが重要です。
▼余裕を持ったスケジュールの目安
準備の流れ |
スケジュールの目安 |
1.目的と目標の設定 |
展示会の6～12ヶ月前 |
2.サポートの依頼とブース設計の準備 |
展示会の3～6ヶ月前 |
3.事前集客・告知 |
展示会の1～3ヶ月前 |
4.最終調整・リハーサル |
展示会の前日～1ヶ月前 |
ブースの設営では、展示会の企画やデザイン設計なども含めて準備期間を確保する必要があります。準備期間が短くなると、デザインのバリエーションが限られたり、検討・修正に時間が取れなくなったりする可能性があります。
余裕をもって設営の準備を進めるには、開催日の3～6ヶ月前に施工会社へ依頼することが望ましいといえます。
なお、展示会の出展準備を行うスケジュールについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
②施工会社と綿密なコミュニケーションを取る
ブースの設営をスムーズに進めるには、施工会社と綿密にコミュニケーションをとる必要があります。
コミュニケーションが不十分になると、以下のようなトラブルにつながる可能性があります。
▼コミュニケーション不足によるトラブルの例
- 自社の要望がブースに反映されない
- 依頼する業務の範囲について認識の齟齬が発生する
このようなトラブルを防ぐには「ブースの設計図に自社の要望やコンセプトが反映されているか」「依頼する作業内容を明確にしているか」などを事前に確認しておくことが重要です。
また、開催日までのスケジュール策定や打ち合わせ日の調整などをすばやく柔軟に対応してくれる施工会社を選ぶこともポイントです。
③設営準備から当日までの進行管理を行う
ブースの設営前と当日にどのような準備・作業が必要になるかを洗い出して、進行管理を行うこともポイントの一つです。
進行管理の際に確認しておく項目には、以下が挙げられます。
▼進行管理の項目
管理する項目 |
|
設営開始日までに行うこと |
|
設営中に確認すること |
|
ブース設営を行う際には、多岐にわたる項目を管理する必要があります。進行の遅延や作業漏れを防ぐには、設営作業だけでなく事前準備や進行管理も合わせてサポートしてくれる施工会社に依頼することがポイントです。自社の業務負担とリソースを軽減して、スムーズに設営を進められます。
まとめ
この記事では、展示会の設営について以下の内容を解説しました。
- 展示会のブースを設営する方法
- 展示会のブースを設営する流れ
- 展示会の設営をスムーズに進めるためのポイント
展示会のブース設営では、商材・資材・什器などの搬入や施工、装飾などのさまざまな作業が必要になります。自社の要望を反映しつつスムーズに進行するためには、施工会社に設営を依頼することが有効です。
また、施工会社に依頼する際は、開催日の3～6ヶ月前から余裕をもって準備を進めるとともに、綿密なコミュニケーションをとって認識のすり合わせを行うこと、設営準備から当日までの進行管理を行うことが重要です。
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