コラム

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展示会を成功させる9つのノウハウ! 具体例やポイントとともに解説

展示会は、新たなビジネス機会の創出が期待できるイベントです。新規見込み顧客の獲得や商談へとつなげるには、事前の準備から当日の運営、出展後のフォローアップまでさまざまなアプローチが必要になります。

「より多くのターゲット層に参加してほしい」「商材の魅力を知ってもらい、興味関心を高めたい」という企業担当者のなかには、展示会の出展に向けて何をすればよいか悩まれている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、展示会を成功に導くための9つのノウハウについて解説します。


目次[非表示]

  1. 1.事前準備のノウハウ
    1. 1.1.①目的と目標を設定する
    2. 1.2.②展示会のテーマを決める
    3. 1.3.③幅広い媒体で宣伝・告知をする
    4. 1.4.④商材のイメージを反映したブースをつくる
  2. 2.当日の運営に関するノウハウ
    1. 2.1.⑤スタッフのオペレーションを決める
    2. 2.2.⑥ターゲットの課題・ニーズに響くプレゼンを行う
    3. 2.3.⑦温度感を見極めて名刺交換を行う
  3. 3.展示会後のフォローアップに関するノウハウ
    1. 3.1.⑧お礼メールを送信する
    2. 3.2.⑨獲得した見込み顧客をセグメントする
  4. 4.まとめ


事前準備のノウハウ

展示会の出展には、さまざまな事前準備が必要になります。テーマやターゲットを定めて軸となる方向性を決定したり、参加者に足を運んでもらうための集客施策、ブースづくりを行ったりします。


①目的と目標を設定する

展示会の出展準備を始める際には、目的と目標を設定することが重要です。

展示会の目的を明確にすることで、出展する展示会の種類やテーマ、企画などを検討しやすくなり、施策に対して一貫性を持たせられるようになります。

また、目的を達成するための具体的な目標を設定すると、実行するアクションが明確になるほか、展示会の成果を定量的に評価・分析して改善を図れます。

具体的かつ合理性のある目標を設定するには、“SMARTの法則”というフレームワークを活用することが有効です。


▼SMARTの法則を構成する要素

  • 具体性がある(Specific)
  • 計測ができる(Measurable)
  • 達成の可能性がある(Achievable)
  • 関連性がある(Relevant)
  • 期限がある(Time-bound)


展示会の目標設定については、こちらの記事で詳しく解説しています。

  展示会を成功に導くカギは目標設定にあり! 押さえておくことと5つの設定ポイント 展示会は、自社の商品・サービスを多くの参加者にアピールできる機会です。 認知度の向上や見込み顧客の獲得、既存顧客との関係構築などのさまざまな目的で実施されますが、成果につながる展示会にするためには事前の目標設定が重要になります。 目標設定を行うことで、展示会のあとに費用対効果を算出したり、効果検証を実施してPDCAを回したりして施策の改善につなげられます。 展示会の出展を検討するにあたり、「展示会の目標をどのように設定するのか」「目標設定を行うときのポイントはあるのか」と気になる方もいるのではないでしょうか。 この記事では、展示会の目標設定で押さえておくことと設定のポイントについて解説します。 株式会社ビークス【サービスサイト】


②展示会のテーマを決める

展示会の目的を踏まえて、テーマを決定します。展示会の軸となるテーマを決めることで、展示する商材やコンテンツの内容、ブースのデザインなどの方向性を定めたコンセプトを策定しやすくなります。

コンセプトに基づいた訴求を行うことによって、商材の魅力や世界観が伝わりやすくなり、ターゲット層の興味関心の喚起につながると期待できます。


▼展示会のテーマを決めるときのポイント

  • 展示会でアプローチしたいターゲットを明確にする
  • ターゲットが持つ課題やニーズを分析する
  • 自社商材がターゲットに提供できる価値を洗い出す
  • 課題・ニーズを満たせる提供価値を具現化して、コンセプトに落とし込む


展示会のテーマを作成する方法やポイントについては、こちらの記事をご確認ください。

  成功への道! “展示会テーマ”の決め方と作成時のポイント 展示会を実施するにあたって「どのような企画やコンテンツを作成すればよいか分からない」「チームで施策の意見が割れてしまう」などの悩みを持つ担当者の方も多いのではないでしょうか。本記事では、展示会のテーマを決める際の流れについて解説します。 株式会社ビークス【サービスサイト】


③幅広い媒体で宣伝・告知をする

展示会を成功させるには、より多くのターゲット層を集客して自社ブースへと足を運んでもらう必要があります。

すでに接点のある見込み顧客・既存顧客への告知に加えて、自社を知らない潜在層とも接点を持てる媒体で宣伝・告知をすることがポイントです。


▼宣伝・告知の方法

  • 案内状(紙面またはメール)の送付
  • SNSでのイベント情報の配信
  • Web広告の配信
  • 展示会向けポータルサイトへの掲載
  • メールマガジンでの配信
  • プレスリリースの配信


展示会の案内状を作成するポイントやテンプレートについては、こちらの記事で解説しています。

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④商材のイメージを反映したブースをつくる

ブースのデザインを設計する際は、商材のイメージを反映することがポイントです。

展示会のブースは、商材の魅力や世界観などを視覚的にアピールするための重要な要素となります。魅力的なデザインであっても、商材のイメージと異なる色や全体のバランスに統一感がない場合、参加者の印象に残りにくくなります。

ブース全体の色や什器の形状、商材の展示方法などを考える際は、デザイン性だけでなく「魅力が伝わるか」という視点を持つ必要があります。


▼ブースづくりのポイント

  • コーポレートカラーや商材の特徴を反映した配色に統一する
  • メインとなる商材を中心に配置する
  • ブースの入り口やメインの展示に、商材の魅力を一言で伝えるキャッチコピーを掲げる
  • 写真・動画・イラストを取り入れたポスターやパネルを設置して、直感的に商材の特徴・使用シーンが分かるようにする


また、出入り口からの動線を意識して、回遊しながら商材への理解が深まるように情報を提供することも重要です。

展示会のブースづくりやレイアウト設計については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

  展示会のブースづくりで大切なことは? デザイン・装飾のこだわりポイント3つ これから展示会の出展を検討している企業では、「どのようなブースにしたら来場者を呼び込めるのだろう」「興味関心を持ってもらうために工夫するポイントをしりたい」と悩んでいる担当者の方もいるのではないでしょうか。この記事では、展示会におけるブースのデザインや装飾のポイントについて解説します。 株式会社ビークス【サービスサイト】


  展示会のレイアウトは重要? 興味関心を惹く設計のポイント 展示会に出展する際に重要になるのが、ブースのレイアウトです。自社ブースに訪れてもらい、商談やセミナーなどにつなげるためには、来場者の興味関心を喚起するレイアウト設計が必要です。本記事では、展示会におけるレイアウトの重要性や設計のポイント、コツについて紹介します。 株式会社ビークス【サービスサイト】



当日の運営に関するノウハウ

展示会の当日は、参加者がスムーズにブースを見て回れるようにサポートしたり、商材の興味関心を喚起するためのアプローチを行ったりする必要があります。

また、展示会の出展後に営業活動へとつなげるために、参加者の情報を取得する取り組みも必要となります。


⑤スタッフのオペレーションを決める

各スタッフが当日どのような対応をするのか、オペレーションを決めておきます。

ブースの入り口での声かけや受付、ブース内での説明など「誰が何をするか」を決めておくとスムーズな運営ができるようになり、離脱の防止や参加者からの好印象につながると考えられます。

参加者の行動に応じた声かけの内容や、商材説明のシナリオを複数パターン作成しておくと、スタッフによる応対品質を高めやすくなります。


▼決めておくオペレーション

当日の対応
オペレーションの例
呼び込み
入り口で声かけをしてブースへ誘導する
説明
参加者の課題・ニーズを引き出す質問をして温度感に合わせた商材説明を行う、または参加者からの質問に回答する
受付
挨拶をして参加者の情報を聞き取り、パンフレットや資料、ノベルティを配布して展示会の概要説明を行う


展示会の説明員による対応のポイントは、こちらの記事をご確認ください。

  展示会の説明員が参加者の行動を左右する! NG行動や対応のポイントとは 展示会で成果につなげるには、自社ブースに足を運んでもらい商品・サービスへの興味関心を喚起したり、温度感の高い参加者を商談に誘導したりする必要があります。なかでも直接コミュニケーションをとる説明員の対応は、参加者の印象や意欲を左右する重要な要素の一つといえます。 「声をかけても自社ブースへ誘導できない」「商材の説明をしても反応が薄く、商談までつながらない」などのように、説明員の対応に課題を抱えている方もいるのではないでしょうか。 この記事では、展示会でよくある説明員のNG行動や成果につなげるための対応のポイントについて解説します。 なお、参加者への訴求アップにつながる展示会のブースづくりについてはこちらの記事をご確認ください。 株式会社ビークス【サービスサイト】


⑥ターゲットの課題・ニーズに響くプレゼンを行う

展示会で商材のプレゼンテーション(以下、プレゼン)を実施する際は、ただ特徴や魅力を紹介するのではなく、ターゲットが持つ課題・ニーズを含めてストーリーを組み立てることがポイントです。

「自社に必要かもしれない」「課題を解決できるかもしれない」という期待感を醸成することで、興味関心の向上を図れます。


▼プレゼンを行うときのポイント

  • 画像・図・イラスト・動画を用いて、商材の特徴や競合他社との差別化要素、利用シーンを理解しやすい資料をつくる
  • ターゲット層が抱える課題を提示してから、自社商材での解決策と期待できる導入効果を示す
  • 商材の細部まで伝えずに、短時間のプレゼンで疑問や期待感を残す


プレゼンの資料作成や実施のコツは、こちらの記事で解説しています。

  展示会のプレゼンで訴求力を高める! 資料作成のポイントと実施のコツ 展示会は、新たな販路の拡大などのビジネスチャンスが期待できるイベントです。自社の商品・サービスを参加者にアピールして多くの人に興味関心を持ってもらうために、ブース内では多種多様なプレゼンテーションが行われています。今回は、展示会のプレゼン資料を作成するポイントや実施のコツについて解説します。 株式会社ビークス【サービスサイト】


⑦温度感を見極めて名刺交換を行う

展示会後の営業活動で商談や成約へとつなげるには、見込み度の高い参加者と名刺交換を行い、情報を収集する必要があります。

いきなり名刺交換を依頼すると警戒心や不信感を抱かれてしまう可能性があるため、会話を通して興味関心の有無を見極めることが重要といえます。


▼名刺交換のポイント

  • 目を見て挨拶をしてから、自然なコミュニケーションを挟む
  • パンフレットやノベルティを配布するタイミングで名刺交換を依頼する
  • 話をした内容を名刺にメモしておく(フォローアップするため)


展示会での名刺交換については、こちらの記事をご確認ください。

  展示会の名刺交換で押さえておく基本マナーとコツ。効果的なフォローアップを行うには? 展示会での名刺交換は、新しい見込み顧客(リード)を獲得するための貴重な機会となります。しかし、思うように名刺交換を行えない、名刺交換をしたものの商談や契約までつながらないなどの悩みを持つ方もいるのではないでしょうか。今回は、展示会で名刺交換を行う基本のマナーとコツ、名刺交換後のフォローアップについて解説します。 株式会社ビークス【サービスサイト】



展示会後のフォローアップに関するノウハウ

展示会の出展後は、参加者へのフォローアップを実施して自社を印象づけたり、次のステップへのアクションを促したりする取り組みを行う必要があります。


⑧お礼メールを送信する

展示会の参加者全員にお礼メールを送信して、問い合わせや商談へつなげるためのアプローチを行います。

展示会の当日に商談のアポイントメントを獲得できなかった場合でも、その後のフォローアップで商談へ移行できる可能性があります。


▼お礼メールの作成ポイント

  • 自社のホームページや商材サイトのURLを記載する
  • サンプル製品やお試し利用の申し込みフォームを記載する
  • 展示した商材に関する資料やパンフレットのデータを送付する


お礼メールの書き方やポイントについては、こちらの記事をご確認ください。

  【例文つき】展示会でのお礼メールの書き方。参加者の行動を促すポイントとは 展示会出展後に商談へつなげるには “お礼メール”の送信が重要になります。お礼メールを送信することで、問い合わせや商談の申し込みなどにつながる可能性が期待できます。今回は、展示会でのお礼メールの書き方と参加者の行動を促すポイントについて解説します。 株式会社ビークス【サービスサイト】


⑨獲得した見込み顧客をセグメントする

名刺交換やアンケートなどによって獲得した見込み顧客の情報を整理して、見込み度に応じてセグメントすることが重要です。

名刺交換の際に会話した参加者の課題・ニーズ・検討度合いなどをメモしておくと、見込み度を判別しやすくなります。また、セグメントをしたあとは見込み度に応じた方法でアプローチを実施します。


▼セグメント別のアプローチ方法

セグメント
アプローチ方法
見込み度【高】
担当者への電話やメールで商談のアポイントメントをとる
見込み度【中】
メールまたはDM(ダイレクトメール)で、継続的に今後のセミナーやイベントの案内を行う
見込み度【低】
定期的にメールで様子うかがいや商材に関する情報提供を行う


見込み度の高い参加者に対して優先的にアプローチを行うことによって、営業活動を効率化できます。

なお、展示会で収集するアンケートの作成方法については、こちらの記事で解説しています。

  【例文つき】展示会のアンケートを作成する方法と設問ポイント 展示会では次のフォローアップにつなげるためにアンケートを実施します。成約の見込み度を見極めて効率的にフォローアップを行うには、アンケートを通して参加者の属性やニーズの有無、検討段階などを把握することが重要です。今回は、展示会のアンケートを作成する方法と設問のポイントについて解説します。 株式会社ビークス【サービスサイト】



まとめ

この記事では、展示会を成功させるための9つのノウハウについて以下の内容を解説しました。


  1. 目的と目標を設定する
  2. 展示会のテーマを決める
  3. 幅広い媒体で宣伝・告知をする
  4. 商材のイメージを反映したブースをつくる
  5. スタッフのオペレーションを決める
  6. ターゲットの課題・ニーズに響くプレゼンを行う
  7. 温度感を見極めて名刺交換を行う
  8. お礼メールを送信する
  9. 獲得した見込み顧客をセグメントする


展示会を成功させるには、目的・目標の設定やテーマの決定、宣伝・告知、ブースづくりなどの事前準備を念入りに行うことが重要です。

当日にはスムーズな運営ができるように、スタッフのオペレーションを定めるとともに、ターゲットの課題・ニーズを踏まえたプレゼンや、温度感を見極める名刺交換を行うことがポイントです。

また、商談や成約へとつなげるには、展示会後のお礼メールの送信と見込み顧客のセグメントを行い、フォローアップを実施することが欠かせません。

ビークス』では、さまざまな業界で展示会の企画から運営、振り返りまでをトータルサポートしてきた実績とノウハウを生かして、成果につながる展示会をプロデュースいたします。

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沖田
沖田
ビークスのディレクターです。オンライン・オフラインの展示会業務に関わる方に向けて最適な情報をお届けします。 ビークスは展示会サポート歴20年。イベント企画・デザイン・運営などのノウハウを活かして、展示会の開催・出展をトータルでサポートいたします。

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